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zwissTEX GmbH beschleunigt Umlauf von Qualitätsmanagement-Dokumenten auf einen Tag

“Wir als Au­to­mo­ti­ve-Zu­lie­fe­rer ha­ben wirk­lich sehr um­fang­rei­che Do­ku­men­ta­ti­ons­pflich­ten im Qua­li­täts­ma­nage­ment. Frü­her brauch­te so eine ge­än­der­te Vor­schrift gut eine Wo­che für den Um­lauf. Wir ha­ben uns vie­le Lö­sun­gen an­ge­schaut, um Ab­läu­fe zu op­ti­mie­ren. Doch als wir ge­se­hen ha­ben, was die Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces kön­nen, ha­ben wir gar nicht wei­ter­ge­sucht. Al­les ist nun trans­pa­rent do­ku­men­tiert, ver­sio­niert, ar­chi­viert und nachvollziehbar.”
Kontakt Seewald von zwissTEX GmbH
Mark See­wald
Lei­tung in­te­grier­tes Management

zwissTEX GmbH

In den Au­tos von Mor­gen wird nie­mand mehr am Steu­er sit­zen, der es nicht will. Und wenn das Auto selbst fährt, lenkt der Fahr­zeu­g­in­nen­raum umso mehr die Auf­merk­sam­keit auf sich. Der High­tech-Tex­ti­li­en-Her­stel­ler zwiss­TEX ist dar­auf vor­be­rei­tet: mit neu­ar­ti­gen Tex­ti­li­en, die kom­plet­te De­sign- und Kon­struk­ti­ons­kon­zep­te er­set­zen können.

Die Ge­schich­te der zwiss­TEX geht zu­rück bis ins Jahr 1828. Schon da­mals er­kann­te ein Vor­läu­fer der GmbH die Zei­chen der Zeit und fer­tig­te Tex­ti­li­en aus Na­tur­fa­sern. Über die Jahr­zehn­te hat zwiss­TEX sich und sei­nen Pro­dukt­ka­ta­log im­mer wie­der neu er­fun­den, heu­te ist die Fir­ma mit ih­ren High­tech-Tex­ti­li­en ein ge­frag­ter Partner.

Die Zen­tra­le des Un­ter­neh­mens liegt in Gerstet­ten zwi­schen Stutt­gart und Mün­chen. Mit neu­en Ver­bund­werk­stof­fen, Ket­ten- und Ab­stands­ge­wir­ken so­wie vie­len wei­te­ren Pro­duk­ten be­lie­fert zwiss­TEX nicht nur den Au­to­mo­bil­bau, die Be­klei­dungs­bran­che und die Me­di­zin­tech­nik, son­dern auch den Luft­ver­kehr und den Ultraleichtbau.

Doch die Ar­beit in ei­ner Bran­che, die dem Sek­tor Au­to­mo­ti­ve sehr nahe ist, ist nicht nur auf­re­gend und in­spi­rie­rend. Sie muss auch ei­ner um­fas­sen­den Pflicht zur Do­ku­men­ta­ti­on von Ar­beits­schrit­ten nach­kom­men. Auch das Qua­li­täts­ma­nage­ment (QM) ist ein ent­schei­den­der Fak­tor, und hier hat je­der Fahr­zeug­her­stel­ler sei­ne ganz ei­ge­nen, spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen, die Zu­lie­fe­rer wie zwiss­TEX ein­hal­ten müssen.

Success Story: zwissTEX GmbH beschleunigt Umlauf von Qualitätsmanagement-Dokumenten auf einen Tag

zwissTEX vertraute im Qualitätsmanagement zunächst auf Papier, Word und Excel

„Wir als Au­to­mo­ti­ve-Zu­lie­fe­rer ha­ben wirk­lich sehr um­fang­rei­che Do­ku­men­ta­ti­ons­pflich­ten im Qua­li­täts­ma­nage­ment“, sagt Mark See­wald, Lei­tung In­te­grier­tes Ma­nage­ment bei zwiss­TEX. Qua­li­täts­ma­nage­ment um­fasst Me­tho­den, mit de­nen Un­ter­neh­men An­for­de­run­gen an Qua­li­tät, Um­welt­schutz, Ar­beits­schutz, Si­cher­heit und an­de­re in ei­ner ein­heit­li­chen Struk­tur bün­deln kön­nen. Die Ar­bei­ter in der Pro­duk­ti­on müs­sen je­der­zeit Zu­griff auf die ak­tu­el­len Pa­pie­re ha­ben und sich an die Re­ge­lun­gen halten.

Lan­ge ver­trau­te zwiss­TEX auf Pa­pier-Do­ku­men­te so­wie auf Word und Ex­cel, um den um­fang­rei­chen Auf­ga­ben im Qua­li­täts­ma­nage­ment Herr zu wer­den. Bei­spiels­wei­se müs­sen min­des­tens drei Men­schen Vor­schrif­ten bei zwiss­TEX un­ter­schrei­ben, be­vor die­se in Kraft tre­ten kön­nen. „Also er­stell­te ein Mit­ar­bei­ter eine Vor­schrift“, be­schreibt Mark See­wald, „mach­te eine Ko­pie und lief über den gan­zen Stand­ort, um das Pa­pier in Um­lauf zu brin­gen.“

Wenn eine Vor­schrift für die Pro­duk­ti­on ge­än­dert wur­de, muss­te die­se Vor­schrift auf Pa­pier un­ter an­de­rem zum Be­reichs­lei­ter und zum Schicht­füh­rer, be­vor sie in der Pro­duk­ti­on an­kam. „Frü­her brauch­te so eine ge­än­der­te Vor­schrift gut eine Wo­che für den Um­lauf“, sagt See­wald. Bis zu 900 Vor­schrif­ten auf Pa­pier kur­sie­ren im Un­ter­neh­men, und än­der­te sich et­was, nah­men die ana­lo­gen Din­ge ih­ren Lauf. Das be­schäf­tig­te Mit­ar­bei­ter vie­le Stun­den pro Woche.

„Die zwiss­TEX GmbH hat­te bis­lang ein File­sys­tem mit Word-Do­ku­men­ten be­nutzt“, er­in­nert sich John Sten­der, Pro­jekt­ma­na­ger bei der d.velop Life Sci­en­ces GmbH, dem Com­pe­tence Cen­ter der d.velop AG für den Be­reich Qua­li­täts­ma­nage­ment und Part­ner der edoc so­lu­ti­ons ag. Da­mit war zwiss­TEX nicht al­lein: „Vie­le Un­ter­neh­men nut­zen ähn­li­che Struk­tu­ren wie Ord­ner mit Do­ku­men­ten so­wie Ex­cel-Lis­ten, um Ver­sio­nen und Gül­tig­kei­ten nachzuhalten.“

Gesucht: ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem 

Es kam der Zeit­punkt, an dem zwiss­TEX der bis­he­ri­ge Ar­beits­auf­wand mit Do­ku­men­ten auf Pa­pier im Be­reich Qua­li­täts­ma­nage­ment zu viel wur­de. Denn es dau­er­te, Do­ku­men­te frei­zu­ge­ben, zu plat­zie­ren und stets ak­tu­ell zu hal­ten. Folg­lich sah sich das Un­ter­neh­men nach ei­ner Al­ter­na­ti­ve um – nach ei­nem Sys­tem für di­gi­ta­les Qualitätsmanagement.

„Wir ha­ben uns vie­le Lö­sun­gen an­ge­schaut, um Ab­läu­fe zu op­ti­mie­ren“, sagt Mark See­wald, „doch als wir ge­se­hen ha­ben, was die Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces kön­nen, ha­ben wir gar nicht wei­ter­ge­sucht.“ Der Clou: zwiss­TEX hat­te das d.3ecm be­reits im Ein­satz. Das Un­ter­neh­men nutz­te schon seit ei­nem hal­ben Jahr das Sys­tem der d.velop AG für eine elek­tro­ni­sche Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung in SAP, di­gi­ta­le Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­ak­ten so­wie zur ge­set­zes­kon­for­men E‑­Mail-Ar­chi­vie­rung. Mit die­sen Werk­zeu­gen hat­te zwiss­TEX be­reits Ab­läu­fe und Pro­zes­se di­gi­tal op­ti­miert, Re­cher­che­zei­ten und Be­ar­bei­tungs­zei­ten ver­kürzt. So bleibt den Mit­ar­bei­tern mehr Zeit für die ei­gent­li­che, krea­ti­ve Arbeit.

Digitaler Grundstein kam von der edoc solutions ag

Hier hat­te die edoc so­lu­ti­ons ag aus Wei­ler­swist als größ­ter d.3ecm-Partner der d.velop AG be­reits den Grund­stein ge­legt. 2018 im­ple­men­tier­te die edoc das d.3ecm bei zwiss­TEX. „Ein be­freun­de­tes Un­ter­neh­men hat uns emp­foh­len und im Rah­men des Eva­lu­ie­rungs­pro­zes­ses bei zwiss­TEX konn­ten wir mit un­se­rem ECM-Port­fo­lio über­zeu­gen“, er­in­nert sich Alex­an­der Fer­rau­ti, Ac­count Ma­na­ger bei edoc. Bis zum Jahr 2018 lie­fen vie­le Pro­zes­se bei zwiss­TEX näm­lich noch mit Pa­pier-Do­ku­men­ten, und durch die Ein­füh­rung des d.3ecm wur­den nun Do­ku­men­te wie An­ge­bo­te, Be­stel­lun­gen oder Be­le­ge au­to­ma­tisch in die Kun­den- oder Lie­fe­ran­ten­ak­ten im d.3ecm ar­chi­viert. Alex­an­der Fer­rau­ti: „Nach der ma­nu­el­len Ab­la­ge, der au­to­ma­ti­schen Be­leg­ar­chi­vie­rung aus dem SAP-Sys­tem oder dem Scan­pro­zess ord­net das Sys­tem die Un­ter­la­gen au­to­ma­tisch dem di­gi­ta­len Vor­gang zu.“

So­mit ge­hör­te das d.3ecm zu den ers­ten Schrit­ten von zwiss­TEX im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie. „Es ging auch nicht nur dar­um, Do­ku­men­te di­gi­tal zu­gäng­lich zu ma­chen“, be­schreibt Fer­rau­ti, „son­dern auch um ers­te di­gi­ta­le Work­flows und Pro­zes­se. Wie zum Bei­spiel die di­gi­ta­le Ein­gangs­rech­nung.“ Seit der Ein­rich­tung des d.3ecm durch die edoc so­lu­ti­ons ag konn­ten die Mit­ar­bei­ter von zwiss­TEX im­mer nach­voll­zie­hen, wo sich Do­ku­men­te ak­tu­ell be­fin­den. Rech­nun­gen konn­ten ab so­fort und je­der­zeit auch von un­ter­wegs aus ge­prüft oder frei­ge­ge­ben wer­den, eben­so wie an­de­re Schriftstücke.

Startschuss für das digitale Qualitätsmanagement der d.velop Life Sciences GmbH

Nach der Ein­ge­wöh­nungs­pha­se an das d.3ecm be­auf­trag­te zwiss­TEX die edoc so­lu­ti­ons ag, das be­stehen­de d.3ecm zu er­wei­tern. Das Ziel: Mit­ar­bei­ter soll­ten di­gi­tal QM-Do­ku­men­te be­ar­bei­ten, an­se­hen und ak­tua­li­sie­ren kön­nen. „Auf dem d.3ecm Sys­tem konn­ten wir sehr gut un­se­re Ober­flä­che auf­bau­en, die es er­laubt, auf die An­for­de­run­gen im Be­reich Qua­li­täts­ma­nage­ment ein­zu­ge­hen“, be­schreibt John Stender.

Das ge­mein­sa­me Pro­jekt zur Ein­rich­tung und An­pas­sung des Sys­tems für di­gi­ta­les Qua­li­täts­ma­nage­ment star­te­te im Ja­nu­ar 2019. Hier­bei muss­te die Lö­sung nur ge­ring­fü­gig auf die Be­dürf­nis­se von zwiss­TEX an­ge­passt wer­den. In der Me­di­zin­bran­che bei­spiels­wei­se müs­sen Un­ter­neh­men um­fang­rei­che Richt­li­ni­en be­fol­gen, die un­ter dem Stich­wort „GxP“ be­kannt sind. „zwiss­TEX ist kein klas­si­scher GxP-Kun­de“, be­schreibt Sten­der, „doch die An­for­de­run­gen sind ähn­lich, denn zwiss­TEX hat sein Qua­li­täts­ma­nage­ment an GxP-Stan­dards angelehnt.“ 

Im be­ruf­li­chen All­tag müs­sen die zwiss­TEX ‑Mit­ar­bei­ter vie­le di­gi­ta­le QM-Do­ku­men­te er­stel­len, ak­tua­li­sie­ren und frei­ge­ben, man­che da­von mit di­gi­ta­ler Si­gna­tur. Die Ein­füh­rung des di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­ma­nage­ments war da­bei nur der ers­te Schritt. Im Ge­gen­satz zur Ar­beit mit Word und Ex­cel bie­ten die Qua­li­täts­ma­nage­ment­lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces da­für eine Struk­tur, an der sich der Work­flow ori­en­tie­ren kann. Be­schäf­tig­te be­kom­men un­ter­schied­li­che Be­nut­zer­rol­len, die ih­nen le­dig­lich Zu­gang zu den Do­ku­men­ten und Be­rei­chen öff­net, die sie auch wirk­lich be­nö­ti­gen. Das sorgt nicht nur für Ord­nung und Über­sicht­lich­keit, es legt auch eine mög­li­che Feh­ler­quel­le trocken.

Durchlaufzeiten von einer Woche auf einen Tag gesenkt

Zu­dem hat je­der Mit­ar­bei­ter mit sei­ner in­di­vi­du­el­len Über­sicht alle Auf­ga­ben, Fris­ten und Do­ku­men­te im Blick. „Zu Be­ginn ha­ben wir zu­nächst un­ser Or­ga­ni­gramm im d.3ecm ab­ge­bil­det“, er­in­nert sich See­wald. Da­nach konn­ten die Nut­zer be­reits Auf­ga­ben zu­wei­sen, wie etwa die Prü­fung oder Ge­neh­mi­gung ei­nes Do­ku­men­tes oder auch das Ab­ar­bei­ten ei­ner Ur­sa­chen­ana­ly­se. Die Auf­ga­ben er­hal­ten Fris­ten und Ter­mi­ne, die Zu­stän­di­gen be­kom­men per Mi­cro­soft Out­look eine Be­nach­rich­ti­gung. Läuft die Gül­tig­keit ei­nes Do­ku­men­tes ab, be­kommt ein QM-Ver­ant­wort­li­cher eine Nachricht.

Vom Pro­jekt­start im Ja­nu­ar 2019 dau­er­te es nur sechs Mo­na­te bis zur Pro­duk­tiv­set­zung. See­wald: „Wir ha­ben zu­sätz­lich ein Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs­mo­dul auf­ge­baut, mit dem wir fest­hal­ten, wel­cher Kol­le­ge auf wel­che Do­ku­men­te ge­schult sein muss und wel­che Schu­lun­gen be­reits er­folgt sind.“

Mit der neu­en Soft­ware fällt es zu­dem deut­lich leich­ter, Do­ku­men­te und Fris­ten auch im Ei­fer des Ar­beits­all­ta­ges im Blick zu be­hal­ten. Dem­nach wird der An­wen­der au­to­ma­tisch über den Ab­lauf ei­ner mög­li­chen Frist er­in­nert. Auch ist der Zu­griff auf die re­le­van­ten Do­ku­men­te schnel­ler und kom­for­ta­bler. Nie­mand muss mehr in Ord­nern blät­tern — per Voll­text­su­che ist das ent­schei­den­de Do­ku­ment nur ei­nen Klick entfernt.

See­wald: „Frü­her brauch­ten zum Bei­spiel neue Vor­schrif­ten für die Pro­duk­ti­on eine Wo­che für den Do­ku­men­ten­um­lauf. Mit dem di­gi­ta­len Qua­li­täts­ma­nage­ment ist das in­ner­halb ei­nes Ta­ges er­le­digt, in sel­te­nen Fäl­len dau­ert es zwei Tage.“ Seit der Ein­füh­rung ar­bei­ten in­zwi­schen 350 Mit­ar­bei­ter mit dem di­gi­ta­len Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem, in­klu­si­ve der Be­schäf­tig­ten am zwiss­TEX-Stand­ort Mexiko.

So funktioniert das digitale Qualitätsmanagement bei zwissTEX

Das di­gi­ta­le Qua­li­täts­ma­nage­ment hat zwiss­TEX in fünf Pro­zess­grup­pen unterteilt:

  1. Do­ku­men­ten­ma­nage­ment
  2. Chan­ge Con­trol (Än­de­rungs­ma­nage­ment)
  3. CAPA (Kor­rek­tur- und Vorbeugemaßnahmen)
  4. De­via­ti­on Con­trol (Ab­wei­chungs­ma­nage­ment)
  5. Mit­ar­bei­ter­qua­li­fi­zie­rung

 „Wir ha­ben uns für d.velop ent­schie­den“, sagt See­wald, „weil da alle fünf Bau­stei­ne und Lö­sun­gen, die wir brauch­ten, in ei­ner Soft­ware schon vor­han­den wa­ren. Die Soft­ware ist zu­dem er­wei­ter­bar, etwa für Ver­trags­ma­nage­ment.“ Schon im Juli 2019, kurz nach der Ein­rich­tung des Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems, führt zwiss­TEX ein di­gi­ta­les Än­de­rungs­ma­nage­ment (Chan­ge Con­trol) ein, auf der Grund­la­ge von d.3ecm.

Der Grund: Vor der Ein­füh­rung hat­ten die zwiss­TEX-Mit­ar­bei­ter alle Hän­de voll zu tun, die Än­de­run­gen zu ma­na­gen. Man­che Än­de­rungs­an­for­de­run­gen ka­men per E‑Mail, ei­ni­ge per Zu­ruf zwi­schen Kaf­fee­kü­che und Schreib­tisch, an­de­re so­gar per Post-It. See­wald: „Da brauch­ten wir ein di­gi­tal ge­steu­er­tes Än­de­rungs­ma­nage­ment, auch, um die An­for­de­run­gen der In­ter­na­tio­nal Au­to­mo­bi­le Task For­ce (IATF) zu erfüllen.“

Bei­spiel: Ein zwiss­TEX-Kun­de än­dert sei­ne wie­der­keh­ren­de Be­stel­lung. Er braucht nun gel­be statt ro­ter Tei­le. zwiss­TEX muss also künf­tig gel­be Tei­le her­stel­len – eine Än­de­rung, die vie­le Ab­tei­lun­gen be­trifft, von der Pro­duk­ti­on über die Rech­nungs­stel­lung bis hin zu Druck von Lie­fer­schein und Etikett.

„Mit d.3ecm be­hal­ten un­se­re Mit­ar­bei­ter den Über­blick“, be­schreibt See­wald, „und wir ver­mei­den Rei­bungs­ver­lus­te.“ Das di­gi­ta­le Än­de­rungs­ma­nage­ment er­stellt für alle be­tei­lig­ten oder zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­ter eine Auf­ga­ben­lis­te und hält die Ab­ar­bei­tung nach. Be­schäf­tig­te be­kom­men per Out­look eine Nach­richt, wenn neue Auf­ga­ben an­ste­hen oder sie im Pro­zess han­deln müs­sen. Bei­spiels­wei­se kön­nen Pro­duk­ti­ons-Mit­ar­bei­ter ein Foto der ers­ten gel­ben Tei­le hoch­la­den, um zu quit­tie­ren, dass sie ab so­fort gel­be Tei­le pro­du­zie­ren und da­mit die Än­de­rungs­wün­sche des zwiss­TEX-Kun­den erfüllen.

So ähn­lich funk­tio­nie­ren auch die an­de­ren Be­rei­che des Qua­li­täts­ma­nage­ments, etwa das Ma­nage­ment von Kor­rek­tur- und Vor­beu­ge­maß­nah­men. Es ge­nügt näm­lich nicht, bloß ei­nen Än­de­rungs­wunsch zu kom­mu­ni­zie­ren. Mit­ar­bei­ter müs­sen die­sen Än­de­rungs­wunsch auch in Maß­nah­men über­set­zen und nach­hal­ten, ob die­se Maß­nah­men auch ab­ge­ar­bei­tet wur­den. Und zwar frist- und form­ge­recht. Last but not least gilt es, et­wai­ge Re­kla­ma­tio­nen mit dem Ab­wei­chungs­ma­nage­ment nach­zu­hal­ten und zu bearbeiten.

See­wald: „Ein di­ckes Lob an Jac­que­line Gol­lan, Qua­li­täts­ma­na­ge­rin bei zwiss­TEX. Die schnel­le Im­ple­men­tie­rung ei­nes elek­tro­ni­schen Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tems wäre ohne sie nicht mög­lich ge­we­sen, sie hat das Pro­jekt fe­der­füh­rend vorangetrieben.“

„Wir haben alle Vorschriften auf Papier eingesammelt“

„Der gro­ße Vor­teil von di­gi­ta­lem Qua­li­täts­ma­nage­ment“, so John Sten­der, „liegt nicht nur im di­rek­ten Zu­griff auf Do­ku­men­te, Fris­ten und Auf­ga­ben, son­dern er liegt vor al­lem in der Ak­tua­li­tät. Do­ku­men­te sind im­mer ak­tu­ell, das ist ein gro­ßer Mehr­wert für die Mit­ar­bei­ter in der Pro­duk­ti­on. Die müs­sen sich nicht mehr dar­um küm­mern, ob sie die rich­ti­gen und die ak­tu­el­len An­wei­sun­gen haben.“

Auf die­se Art be­sei­tigt zwiss­TEX eine Men­ge Rei­bungs­ver­lus­te. Und eine Men­ge Pa­pier. „Wir ha­ben alle Vor­schrif­ten auf Pa­pier ein­ge­sam­melt“, be­tont Mark See­wald, „in der ge­sam­ten Pro­duk­ti­on gibt es kei­ne Vor­schrif­ten mehr auf Pa­pier.“ Sämt­li­che Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Ar­beits­an­wei­sun­gen, Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen und die kom­plet­te QM-Ab­tei­lung sind nun di­gi­ta­li­siert. See­wald: „Al­les ist nun trans­pa­rent do­ku­men­tiert, ver­sio­niert, ar­chi­viert und nachvollziehbar.“ 

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