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Ausbau des vorhandenen eQMS um ein einfaches Bewerbermanagement

Arzneimittelhersteller Wiewelhove spart Zeit und Nerven dank digitalisiertem Bewerber-Workflow

Hun­der­te Be­wer­bun­gen aus­dru­cken und per Haus­post hin- und her­schi­cken: Die­sen ana­lo­gen und zeit­auf­wen­di­gen Old­school-Weg hat der Arz­nei­mit­tel­her­stel­ler Wie­wel­ho­ve er­setzt durch ei­nen di­gi­ta­len und teil­au­to­ma­ti­sier­ten Be­wer­ber-Work­flow, der in Ko­ope­ra­ti­on mit d.velop Life Sci­en­ces ent­stan­den ist.

Wann im­mer eine Kap­sel, ein Dra­gee oder eine Film­ta­blet­te im Mund lan­det, ist die Chan­ce hoch, dass sie von Wie­wel­ho­ve stammt – ei­nem Spe­zia­lis­ten für die Auf­trags­her­stel­lung fes­ter Arz­nei­for­men aus Ib­ben­bü­ren bei Müns­ter. 1957 als Stern-Apo­the­ke ge­grün­det und 1976 in die Wie­wel­ho­ve GmbH über­führt, hat sich das Un­ter­neh­men im Lau­fe der Jahr­zehn­te ra­sant ent­wi­ckelt. Pro Jahr ent­ste­hen in Ib­ben­bü­ren über 4,5 Mil­li­ar­den Ein­zel­do­sen, dar­un­ter 800 Mil­lio­nen Kap­seln, über 600 Ton­nen Dra­gees und über 500 Ton­nen Film­ta­blet­ten, pro­du­ziert mit Equip­ment, das dank kon­ti­nu­ier­li­cher In­ves­ti­tio­nen stets auf dem neu­es­ten Stand der Tech­nik ist. Als in­no­va­ti­ons­ge­trie­be­ner Her­stel­ler mo­der­ni­siert der Phar­maspe­zia­list aber nicht nur lau­fend die Pro­duk­ti­on, son­dern auch die Ver­wal­tung. Jüngs­tes Bei­spiel: der Be­wer­ber-Work­flow, den Wie­wel­ho­ve mit Un­ter­stüt­zung durch d.velop Life Sci­en­ces di­gi­ta­li­siert und au­to­ma­ti­siert hat.

Produktion - Success Story Wiewelhove

Digitale Plattform weiter ausbauen

Mit Aus­nah­me des neu­en Be­wer­ber-Work­flows war die Di­gi­ta­li­sie­rung im Hau­se Wie­wel­ho­ve zu die­sem Zeit­punkt schon weit vor­an­ge­schrit­ten. Das Un­ter­neh­men setzt da­bei seit Län­ge­rem auf das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (d.3ecm) von d.velop und hat dies in jah­re­lan­ger en­ger Zu­sam­men­ar­beit mit d.velop Life Sci­en­ces zu ei­ner um­fang­rei­chen eQMS-Platt­form für vie­le re­gu­lier­te GxP-Pro­zes­se ausgebaut.

So wer­den be­reits Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen (QM-Hand­buch), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten und Be­triebs­an­wei­sun­gen als ge­lenk­te Do­ku­men­te er­stellt, ge­prüft, ge­neh­migt und frei­ge­ge­ben. Durch den Ein­satz der Soft­ware Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs­ma­nage­ment (MQM) wer­den Mit­ar­bei­ter er­folg­reich ge­schult und die Qua­li­fi­ka­tio­nen pro­to­kol­liert. Än­de­run­gen wer­den di­gi­tal über Work­flows mit dem Lö­sungs­bau­stein Chan­ge Con­trol ge­führt, und auch die Ver­trä­ge wer­den mitt­ler­wei­le di­gi­tal ver­wal­tet, ter­min­lich über­wacht und re­vi­si­ons­si­cher mit der Lö­sung von d.velop Life Sci­en­ces archiviert.

Vor ge­rau­mer Zeit hat die IT-Ab­tei­lung be­reits ei­nen ver­schlüs­sel­ten Ser­ver an­ge­legt, auf dem Per­so­nal­ab­tei­lung und Ge­schäfts­lei­tung Per­so­nal­da­ten ab­le­gen – zu je­dem Mit­ar­bei­ter fin­den sich in ei­nem ver­schlüs­sel­ten Ar­chiv bei­spiels­wei­se In­for­ma­tio­nen rund um Ar­beits­ver­trag, Lohn­un­ter­la­gen und Fort­bil­dun­gen. „Wir hat­ten nun die Idee, die­sen si­che­ren Ser­ver zu nut­zen, um auch das Be­wer­ber­ma­nage­ment zu di­gi­ta­li­sie­ren“, sagt Ste­fan Et­ge­ton, IT-Lei­ter bei Wiewelhove.

d.velop Life Sci­en­ces hat hier ge­wohn­tes Ter­rain ver­las­sen und ge­mein­sam mit Wie­wel­ho­ve als lang­jäh­ri­gem Part­ner quer­ge­dacht und die eQMS-Platt­form in ei­nem kun­den­spe­zi­fi­schen Pro­jekt wei­ter ausgebaut.

Die Um­set­zung die­ses letz­ten Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jekts stel­len wir Ih­nen nach­fol­gend de­tail­lier­ter vor.

Die Ausgangslage: Personalmitarbeiter mussten Bewerbungen wäschekörbeweise ausdrucken

Und das war die Aus­gangs­la­ge: Als auf­stre­ben­des Un­ter­neh­men er­hält Wie­wel­ho­ve vie­le Be­wer­bun­gen, so­wohl In­itia­tiv­be­wer­bun­gen als auch Ant­wor­ten auf aus­ge­schrie­be­ne Stel­len – von Phar­ma­kan­ten über Me­cha­tro­ni­ker und Na­tur­wis­sen­schaft­ler bis hin zu Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­tern. „Es gab eine Zeit, da muss­ten die Per­so­na­ler Hun­der­te Be­wer­bun­gen ver­wal­ten, die meh­re­re Wä­sche­kör­be hät­ten fül­len kön­nen“, er­in­nert sich Et­ge­ton. Das Pro­blem: Das Ma­nage­ment die­ser An­fra­gen er­folg­te noch nicht di­gi­ta­li­siert und au­to­ma­ti­siert, son­dern größ­ten­teils ma­nu­ell. Be­deu­tet: Mit­ar­bei­ter muss­ten zu­nächst alle Ein­rei­chun­gen sam­meln und aus­dru­cken, die das Un­ter­neh­men per E‑Mail, Home­page-For­mu­lar oder auf dem klas­si­schen Post­weg er­reich­ten. Die Be­wer­bun­gen per E‑Mail wei­ter­zu­lei­ten, war zu die­sem Zeit­punkt aus Da­ten­schutz­grün­den nicht möglich.

Doch mit dem Aus­dru­cken war es nicht ge­tan. Die Per­so­na­ler ka­te­go­ri­sier­ten die Be­wer­ber an­schlie­ßend, schrie­ben Ab­sa­gen per E‑Mail oder Brief, reich­ten die Un­ter­la­gen aus­sichts­rei­cher Kan­di­da­ten in Pa­pier­form an die Ab­tei­lungs­lei­ter wei­ter mit der Bit­te, die aus­ge­druck­ten Do­ku­men­te nach der Be­wer­bungs­pha­se da­ten­schutz­kon­form zu ver­nich­ten. „In Sum­me wa­ren die Vor­gän­ge für alle Be­tei­lig­ten stres­sig und un­be­frie­di­gend“, sagt Et­ge­ton. Des­halb stand die Über­le­gung im Raum, das Be­wer­ber­ma­nage­ment an ei­nen ex­ter­nen Dienst­leis­ter aus­zu­la­gern. „Doch die­se Mög­lich­keit war uns zu teu­er und in punc­to Da­ten­schutz zu kom­pli­ziert. Wir ent­schie­den uns des­halb, die Da­ten im Haus zu be­hal­ten und eine ei­ge­ne Au­to­ma­ti­ons­lö­sung für den Be­wer­ber­work­flow zu entwickeln.“

Un­ter­stüt­zung für die­ses Pro­jekt fand der IT-Lei­ter in un­mit­tel­ba­rer Nach­bar­schaft, beim lang­jäh­ri­gen Part­ner d.velop Life Sci­en­ces. „Wir wuss­ten aus Er­fah­rung, wie die IT-Land­schaft von Wie­wel­ho­ve funk­tio­niert, und konn­ten die­ses Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt da­her ziel­ge­rich­tet un­ter­stüt­zen“, sagt Rene Schü­ring, Se­ni­or Pro­ject Con­sul­tant bei d.velop Life Sci­en­ces. „Wir ha­ben ge­mein­sam eine Stra­te­gie ent­wi­ckelt, die Lö­sung auf dem Kun­den­sys­tem de­signt, in ei­nem Test­sys­tem ge­prüft und schließ­lich ins Pro­duk­tiv­sys­tem über­tra­gen.“ Die Per­so­nal­lei­te­rin von Wie­wel­ho­ve war Teil des Ent­wick­lungs­teams und durf­te je­der­zeit Wün­sche zu Funk­ti­on und De­sign äu­ßern, da­mit das Sys­tem den An­for­de­run­gen des All­tags haar­ge­nau ent­sprach. Et­ge­ton: „Wir ha­ben nichts von der Stan­ge ge­kauft, son­dern wirk­lich eine maß­ge­schnei­der­te Lö­sung ent­wi­ckelt. d.velop Life Sci­en­ces hat sich da­bei er­neut als kom­pe­ten­ter, hilfs­be­rei­ter und of­fe­ner Ent­wick­lungs­part­ner erwiesen.“

„Die Personaler zeigten sich von der neuen Lösung begeistert.“

Und so funk­tio­niert die neue Lö­sung: Füllt ein In­ter­es­sent das Be­wer­ber­for­mu­lar auf der Web­site von Wie­wel­ho­ve aus, er­zeugt das Sys­tem ein Do­ku­ment und im­por­tiert es auf den ver­schlüs­sel­ten Ser­ver. Gleich­zei­tig ver­schickt es eine au­to­ma­ti­sche Be­stä­ti­gungs­mail an den Ab­sen­der. Über eine Schnitt­stel­le zum DMS er­hal­ten die Mit­ar­bei­ter der Per­so­nal­ab­tei­lung die Be­wer­bung als To-do. Wer sich ver­ant­wort­lich fühlt, stößt den Work­flow an. Er­folg­te die Vor­ka­te­go­ri­sie­rung frü­her noch ma­nu­ell, lässt sich eine Ein­tei­lung in A‑, B- und C‑Kandidaten heu­te mit we­ni­gen Klicks am Com­pu­ter er­le­di­gen – ohne Aus­dru­cke. Die Be­wer­bun­gen der vor­ge­fil­ter­ten An­wär­ter ge­lan­gen an­schlie­ßend über das Sys­tem zur Per­so­nal­lei­te­rin, die Ein­la­dun­gen zum Vor­stel­lungs­ge­spräch veranlasst.

Auch die Ab­sa­ge ist teil­au­to­ma­ti­siert. „Für Ab­leh­nun­gen muss­ten die Per­so­nal­mit­ar­bei­ter frü­her jede E‑Mail ma­nu­ell auf­set­zen. Heu­te spa­ren sie viel Zeit, weil das Sys­tem die­se Auf­ga­be über­nimmt“, sagt Et­ge­ton. Kol­le­gen müs­sen le­dig­lich den Knopf „Ab­sa­ge schrei­ben“ drü­cken. Es öff­net sich eine E‑­Mail-Vor­la­ge mit vor­kon­fi­gu­rier­ten Text­bau­stei­nen, die Mit­ar­bei­ter je nach Kan­di­dat noch leicht mo­di­fi­zie­ren kön­nen. Und Be­wer­bun­gen, die Wie­wel­ho­ve per E‑Mail er­rei­chen? Der Ab­lauf funk­tio­niert ähn­lich. Um die Un­ter­la­gen auf dem ver­schlüs­sel­ten Ser­ver ab­zu­le­gen, müs­sen die Emp­fän­ger le­dig­lich ei­nen But­ton im E‑­Mail-Pro­gramm drü­cken. Eben­so ein­fach las­sen sich ein­ge­scann­te Be­wer­bun­gen vom DMS auf den ver­schlüs­sel­ten Ser­ver über­tra­gen. „Die Per­so­na­ler zeig­ten sich von der neu­en Lö­sung be­geis­tert, da Pro­zes­se rund um den Be­wer­ber-Work­flow nun deut­lich schnel­ler und si­che­rer funktionieren.“

Wiewelhove hat auch den Bedarfsanforderungs-Workflow digitalisiert

Im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rungs­of­fen­si­ve hat Wie­wel­ho­ve nicht nur den Be­wer­ber-Work­flow di­gi­ta­li­siert, son­dern auch Pro­zes­se rund um die Be­darfs­an­for­de­rung. Da­mit ist ein wei­te­rer Zeit­fres­ser weg­ge­fal­len. Woll­ten Mit­ar­bei­ter frü­her bei­spiels­wei­se ei­nen neu­en Lap­top be­an­tra­gen, muss­ten sie Preis und an­de­re Eck­da­ten in ein Word-Do­ku­ment ein­tra­gen, das Do­ku­ment an­schlie­ßend aus­dru­cken und per Haus­post wei­ter­lei­ten – bei In­ves­ti­tio­nen bis 200 Euro di­rekt an den Ein­kauf, an­dern­falls an die Be­reichs­lei­tung oder die Ge­schäfts­füh­rung. Die­ses Vor­ge­hen war nicht nur zeit­auf­wen­dig, son­dern auch fehleranfällig.

Um Zeit zu spa­ren und die Pro­zess­qua­li­tät zu ver­bes­sern, ent­schied sich Et­ge­ton, auch die­sen Pro­zess zu au­to­ma­ti­sie­ren. „Wir ha­ben ge­mein­sam mit d.velop Life Sci­en­ces eine Mas­ke mit Aus­wahl­fel­dern ge­baut, über wel­che der Mit­ar­bei­ter sein An­lie­gen spe­zi­fi­zie­ren kann – un­ter an­de­rem mit An­ga­ben zu Ar­ti­kel, Ma­te­ri­al­num­mer und Preis“, er­klärt der IT-Lei­ter. Schickt der An­trag­stel­ler die­ses For­mu­lar über das DMS ab, fin­det das Do­ku­ment dank ei­ner ins Pro­gramm in­te­grier­ten Lo­gik au­to­ma­tisch sei­nen Weg zum rich­ti­gen An­sprech­part­ner – also zu Ein­kauf, Be­reichs­lei­tung oder Ge­schäfts­füh­rung. „Dank die­ses Sys­tems ist die Be­darfs­an­for­de­rung deut­lich schnel­ler und si­che­rer ge­wor­den. Und auch hier war d.velop Life Sci­en­ces ge­nau der rich­ti­ge Ent­wick­lungs­part­ner für uns.“

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