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METASYS GmbH löst mit Volltextsuche aufreibende Recherche in Windows-Ordnerstrukturen ab

„Wir ha­ben recht ba­nal mit dem Win­dows Ex­plo­rer in der Ord­ner­struk­tur ge­ar­bei­tet. Doch es wur­de im­mer auf­wän­di­ger, sich dar­in zu­recht zu fin­den. Heu­te ar­bei­ten wir un­ter an­de­rem mit ge­lenk­ten Do­ku­men­ten, di­gi­ta­len Frei­ga­be­pro­zes­sen und ei­ner Voll­text­su­che wie bei Goog­le. Das di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem funk­tio­niert un­kom­pli­ziert und be­freit uns von vie­len auf­wän­di­gen, auf­rei­ben­den Ar­bei­ten. Wir sind mit dem ge­sam­ten Pro­jekt sehr zu­frie­den und wür­den das Sys­tem auf je­den Fall weiterempfehlen.“
Dr. Florian Meischl - Head of Innovation- and Project Management - METASYS Medizintechnik GmbH
Dr. Flo­ri­an Meischl
Head of In­no­va­ti­on- and Pro­ject Ma­nage­ment (METASYS Me­di­zin­tech­nik GmbH)

Um­welt­gif­te wie Queck­sil­ber ge­hö­ren ein­fach nicht ins Ab­was­ser: Ende der 1980er-Jah­re war die­ser Ge­dan­ke glei­cher­ma­ßen ein­leuch­tend wie fort­schritt­lich. Mit die­ser Idee be­gann die METASYS Me­di­zin­tech­nik GmbH 1989 als klei­ner „Tüft­ler­be­trieb“, Tech­no­lo­gien zur Amal­gam­se­pa­rie­rung für Den­tal­pra­xen zu ent­wi­ckeln. Und das mit Er­folg. Heu­te hat der Be­trieb bei Inns­bruck in Ös­ter­reich rund 80 Mit­ar­bei­te­rIn­nen so­wie welt­weit meh­re­re VertriebspartnerInnen.

Um­welt­schä­den zu ver­mei­den war in den 80er-Jah­ren die Haupt­mo­ti­va­ti­on von Bru­no Pre­gen­zer und Wer­ner Tra­wö­ger, METASYS zu grün­den. Der er­fah­re­ne Zahn­tech­ni­ker Pre­gen­zer ent­wi­ckel­te ei­nen Amal­gam-Ab­schei­der, der heu­te welt­weit ein­ge­setzt wird, um Res­te von Amal­gam-Fül­lun­gen aus dem Ab­was­ser von Zahn­arzt-Pra­xen zu ent­fer­nen und zu recyclen.

In­zwi­schen bie­tet METASYS von Den­tal­ge­rä­ten über Hy­gie­ne­pro­duk­ten bis hin zur Samm­lung, Tren­nung und dem Re­cy­cling von gif­ti­gen Ab­fäl­len und Me­tal­len aus Den­tal-Pra­xen vie­le Pro­duk­te und Ser­vices an.

Aufwand für regulatorische Anforderungen wuchs

Mit dem Er­folg kommt Wachs­tum, und das be­deu­tet für die meis­ten Un­ter­neh­men, dass nicht nur Um­satz und Mit­ar­bei­te­rIn­nen­zahl wach­sen, son­dern auch der Auf­wand für re­gu­la­to­ri­sche An­for­de­run­gen: Bü­ro­kra­tie. Ge­ra­de für Fir­men in der Eu­ro­päi­schen Uni­on kom­men da oft ei­ni­ge Ar­beits­stun­den für For­ma­li­tä­ten zu­sam­men. Ten­denz: steigend.

Das zog auch bei der METASYS GmbH wert­vol­le Ar­beits­stun­den von krea­ti­ven Tä­tig­kei­ten ab. Und die be­stehen­den, ge­wach­se­nen In­fra­struk­tu­ren wa­ren mit der Zeit im­mer schlech­ter ge­eig­net, Ab­hil­fe zu schaf­fen. Dr. Flo­ri­an Mei­schl, Lei­ter In­no­va­tions- und Pro­jekt­ma­nage­ment: „Wir ha­ben recht ba­nal mit dem Win­dows Ex­plo­rer in der Ord­ner­struk­tur ge­ar­bei­tet. Die An­for­de­run­gen an die Bü­ro­kra­tie wer­den eu­ro­pa­weit und auch welt­weit nicht we­ni­ger, da­her wur­de es im­mer auf­wän­di­ger, sich dar­in zu­recht zu finden.“

An sich ist an der Ab­la­ge von Da­tei­en in Win­dows-Ord­ner­struk­tu­ren zu­nächst grund­sätz­lich nicht falsch. Doch der Teu­fel kann im De­tail ste­cken. So be­nö­ti­gen Mit­ar­bei­te­rIn­nen be­stimm­te Do­ku­men­te zu­gleich für ver­schie­de­ne An­wen­dun­gen, wie zum Bei­spiel für die Zu­las­sung neu­er Tech­no­lo­gien so­wie für die pro­dukt­spe­zi­fi­schen Do­ku­men­ta­tio­nen. Ein Di­lem­ma: In wel­chem Ord­ner soll­te das Do­ku­ment ab­ge­legt wer­den? In bei­den? In dem Fall droh­ten un­ter­schied­li­che Versionen.

Neues Dokumentenmanagementsystem sollte mit ERP-Software zusammenarbeiten

„Das war nicht mehr prak­ti­ka­bel“, so Dr. Mei­schl, „das hat den Über­blick er­schwert, da nicht mehr klar zu ur­tei­len war, wo neue Do­ku­men­te ab­ge­legt wer­den soll­ten.“ Dem­zu­fol­ge such­ten die Mit­ar­bei­te­rIn­nen der METASYS nach ei­ner neu­en Lö­sung – mög­lichst eine Soft­ware, die auch gut mit dem Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem (ERP-Soft­ware) der Fir­ma As­se­co zu­sam­men­ar­bei­ten würde.

Durch eine Emp­feh­lung knüpft die METASYS GmbH ei­nen Kon­takt zur Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH. Das Un­ter­neh­men ist seit 2007 ein ge­frag­ter Spe­zia­list für GxP-kon­for­me Do­ku­men­ta­ti­ons­lö­sun­gen. Das Stich­wort „GxP“ be­zeich­net Richt­li­ni­en für eine gute Ar­beits­pra­xis, die be­son­ders in der Phar­ma- und Me­di­zin­bran­che von Be­deu­tung sind.

Nach ei­ner Prä­sen­ta­ti­on zeig­te sich die METASYS GmbH über­zeugt vom Funk­ti­ons­um­fang und dem Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis vom dls | eQMS der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH.

Dokumentenlenkung und Training Management

Drei Lö­sungs­be­rei­che wa­ren für METASYS entscheidend:

  • Di­gi­ta­le Dokumentenlenkung
  • Trai­ning Management
  • Tech­ni­sche Dokumentation

Im Ja­nu­ar 2021 fiel der Start­schuss für das Pro­jekt, die be­stehen­den Da­ten aus den Win­dows-Ord­ner­struk­tu­ren in das di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH zu mi­grie­ren. „Be­reits in der letz­ten April-Wo­che konn­ten wir live ge­hen“, be­schreibt Tors­ten Hei­se, Head of Con­sul­ting und Pro­jekt­ma­na­ger bei der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH. „Das ist schon ein ex­trem schnel­ler Pro­jekt­ver­lauf ge­we­sen. Wir hat­ten da­bei den Vor­teil, dass das Pro­jekt­team der METASYS auch die Zeit be­kom­men hat, um an der Mi­gra­ti­on zu ar­bei­ten und dass die Fach­be­rei­che op­ti­mal zu­sam­men­ge­ar­bei­tet haben.“

Kern des Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems ist die Do­ku­men­ten­len­kung. Die­se sorgt da­für, dass vor al­lem Un­ter­la­gen aus dem Qua­li­täts­ma­nage­ment (QM), Ar­beits­an­wei­sun­gen, Nor­men und Qua­li­täts­richt­li­ni­en im­mer leicht von al­len Ar­beits­plät­zen aus di­gi­tal zu er­rei­chen sind. Alle Mit­ar­bei­te­rIn­nen ar­bei­ten stets mit der glei­chen Do­ku­ment­ver­si­on und kön­nen neue Un­ter­la­gen auf der Ba­sis von Vor­la­gen er­stel­len, zum Bei­spiel neue Ver­fah­rens- oder Ar­beits­an­wei­sun­gen (SOP).

Zu­dem be­kom­men Un­ter­la­gen At­tri­bu­te. Das sind Me­ta­da­ten, die zum Bei­spiel auf­zei­gen, zu wel­chem Be­reich ein Schrift­stück ge­hört. „Frü­her ha­ben wir die­se In­for­ma­tio­nen in Ex­cel-Ta­bel­len hin­ter­legt“, be­schreibt Flo­ri­an Mei­schl, „in de­nen stand dann etwa, wel­ches Do­ku­ment zu wel­chem Pro­dukt gehört.“

So kann un­ter an­de­rem die Ab­tei­lung für das Re­gu­la­to­ri­sche alle Zweck­be­stim­mun­gen für alle Pro­duk­te mit we­ni­gen Klicks be­kom­men. An­de­re Ab­tei­lun­gen kön­nen die Zweck­be­stim­mung für ein be­stimm­tes Pro­dukt zü­gig auf­ru­fen, in­dem sie im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem nach dem be­tref­fen­den Pro­dukt su­chen. Mei­schl: „Auch die Voll­text­su­che ist ein Rie­sen­vor­teil, so in der Art wie bei Google.“

Digitaler Prozess ordnet und beschleunigt Freigabeverfahren – manchmal auf eine Stunde

Di­gi­ta­le Pro­zes­se sind eben­falls Teil der Do­ku­men­ten­len­kung. So kön­nen Prü­fer zum Bei­spiel An­no­ta­tio­nen di­gi­tal auf­brin­gen und al­les an den Au­tor im Sys­tem zu­rück­ge­ben. Das ver­mei­det un­ter an­de­rem eine Su­che nach der je­weils ak­tu­el­len Fas­sung in­ner­halb von E‑­Mail-Ord­nern. Auch die Frei­ga­be funk­tio­niert „mitt­ler­wei­le viel schnel­ler und mit we­ni­ger Auf­wand“, be­schreibt Mei­schl, „frü­her muss­ten Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter quer durchs Haus lau­fen und Un­ter­schrif­ten ein­ho­len, das funk­tio­niert heu­te mit ei­nem di­gi­ta­len Prozess.“

Im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ist näm­lich un­ter an­de­rem hin­ter­legt, wel­cher Mit­ar­bei­ter oder wel­che Mit­ar­bei­te­rin ein Pa­pier prü­fen und ge­neh­mi­gen darf. Das Sys­tem be­nach­rich­tigt die be­tref­fen­den Kol­le­gIn­nen in der de­fi­nier­ten Rei­hen­fol­ge. Ist ein Pa­pier zur Zu­frie­den­heit fer­tig er­stellt, kön­nen die Prü­fe­rIn­nen di­gi­tal un­ter­schrei­ben und die Un­ter­la­ge geht in ei­nem letz­ten Schritt an die Qua­li­täts­ma­nage­ment-Ab­tei­lung. „Man­che Frei­ga­be­pro­zes­se dau­ern da­durch nur noch eine Stun­de lang“, sagt Dr. Meischl.

Digitale Mitarbeiterqualifizierung spart so manche Präsenzschulung

Ist eine neue Ver­fah­rens- oder Ar­beits­an­wei­sung (SOP) frei­ge­ge­ben, muss die­se na­tür­lich auch zu den­je­ni­gen Mit­ar­bei­te­rIn­nen, die sich in ih­rer täg­li­chen Ar­beit da­nach rich­ten müs­sen. Da­für nutzt METASYS das Trai­ning Ma­nage­ment. Die­ses sieht ei­nen Schu­lungs­ver­ant­wort­li­chen vor, der Nach­rich­ten über neue Ar­beits­an­wei­sun­gen vom Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem be­kommt und die neu­en An­wei­sun­gen dann den be­tref­fen­den Mit­ar­bei­te­rIn­nen zuordnet.

Die­se Be­schäf­tig­ten be­kom­men eben­falls eine Nach­richt vom Sys­tem und müs­sen die An­wei­sung le­sen und un­ter­schrei­ben. „Das spart viel Zeit, weil man auf vie­le Prä­senz­schu­lun­gen ver­zich­ten kann“, sagt Flo­ri­an Mei­schl. „So funk­tio­nie­ren Schu­lun­gen viel rei­bungs­lo­ser und ein­fa­cher. Und, ein gro­ßer Vor­teil: Man sieht in der Über­sicht, die das Sys­tem zur Ver­fü­gung stellt, auf ei­nen Blick, wel­chen Mit­ar­bei­te­rIn­nen wel­che Schu­lung fehlt. Das ist un­ter an­de­rem für den Prü­fer beim Au­dit wichtig.“

Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Die­se Vor­tei­le bie­tet ein di­gi­ta­les Do­ku­men­ten­ma­nage­ment dem Un­ter­neh­men METASYS ge­gen­über ei­ner Ab­la­ge von Da­tei­en in Windows-Ordnerstrukturen:

  • Schnel­les Auf­fin­den von Un­ter­la­gen, z.B. über Volltextsuche
  • Ver­mei­dung von Red­un­danz – Mit­ar­bei­te­rIn­nen ar­bei­ten im­mer an der­sel­ben Ver­si­on ei­nes Dokumentes
  • Ver­mei­dung von dop­pel­ten Ablagen
  • Ver­mei­dung von Schat­ten­ar­chi­ven (z.B. lo­ka­le Ko­pien von Pa­pie­ren auf den je­wei­li­gen Rech­nern von NutzerInnen)
  • Lauf­zei­ten von Do­ku­men­ten wer­den kürzer
  • Trans­pa­renz über den Be­ar­bei­tungs­sta­tus von Do­ku­men­ten – wo liegt das Do­ku­ment, wer prüft es ge­ra­de, wer be­ar­bei­tet es?
  • Ge­lenk­te Pro­zes­se, z.B. für das Frei­ge­ben von Dokumenten
  • Mehr Zeit für Kernaufgaben
  • Ein­spa­ren von Papier
  • Trans­pa­renz über Schulungsprozesse
  • Mit­ar­bei­te­rIn­nen kön­nen ein­fach di­gi­tal un­ter­zeich­nen, dass sie eine Schu­lung ge­macht haben

Mei­schls Fa­zit: „Wir be­kom­men viel po­si­ti­ves Feed­back, und ge­ra­de in der Ent­wick­lungs­ab­tei­lung ist nun viel mehr Zeit für krea­ti­ve Din­ge. Das Sys­tem funk­tio­niert un­kom­pli­ziert und be­freit uns von vie­len auf­wän­di­gen, auf­rei­ben­den Ar­bei­ten. Wir sind mit dem ge­sam­ten Pro­jekt sehr zu­frie­den und wol­len in na­her Zu­kunft noch die Mo­du­le Per­so­nal­ma­nage­ment, Ver­trags­ma­nage­ment so­wie Ch­an­ge Con­trol nach­rüs­ten. Wir wür­den das Sys­tem auf je­den Fall wei­ter­emp­feh­len, das hat al­les von An­fang an gut funktioniert.“

Erfahren Sie mehr über das Schulungsmanagement

Er­hal­ten Sie jetzt ei­nen ganz­heit­li­chen Über­blick über un­se­re viel­sei­ti­ge Trai­ning Ma­nage­ment Lösung. 
Lö­sung: Schulungsmanagement
Notebook auf dem das Training Management der Digital Life Sciences abgebildet wird