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Eimermacher Gruppe reduziert Zeitaufwand und Fehlerquellen bei der Bearbeitung von Dokumenten

„Vie­le Un­ter­la­gen, Vor­la­gen oder Da­tei­en fan­den sich in un­se­rem Win­dows-Ord­ner­sys­tem wie­der. Das war nicht der Ide­al­fall. Das woll­ten wir bes­ser ha­ben, zu­gäng­li­cher, si­che­rer und schnel­ler. Wo wir frü­her Ord­ner durch­blät­tern muss­ten, sind wir heu­te deut­lich schnel­ler ge­wor­den. Wir ha­ben nun mehr Zeit für qua­li­ta­tiv hö­her­wer­ti­ge Ar­bei­ten. Frü­her hat­ten wir vie­le Ord­ner und brauch­ten viel Kopf­ar­beit. Jetzt ist es ein qua­li­ta­tiv hö­he­res Arbeiten.“ 
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Con­ny Klemm
IT-Ad­mi­nis­tra­tor bei der Ei­mer­ma­cher Gruppe

Als der Fa­bri­kant und be­geis­ter­te Bal­lon­pio­nier Fer­di­nand Ei­mer­ma­cher im Jahr 1930 ei­nen be­freun­de­ten Tro­pen­arzt traf, konn­te er noch nicht wis­sen, dass die­ses Tref­fen den Durch­bruch für Ei­mer­ma­chers Un­ter­neh­men be­deu­ten wür­de: Der Tro­pen­arzt brach­te aus Peru hoch­wirk­sa­me Na­tur­bal­sa­me mit, de­ren des­in­fi­zie­ren­de und keim­ab­tö­ten­de Wir­kung bahn­bre­chend war. Ei­mer­ma­cher nutz­te die­se Wir­kung für eine neue Melk­sal­be, die ei­nen neu­en Stan­dard für die Milch­hy­gie­ne setzte.

Aus die­sem Grund­stein er­wuchs die Ei­mer­ma­cher Grup­pe mit sie­ben Ge­sell­schaf­ten und ei­ner gro­ßen Band­brei­te von Wa­ren aus den Be­rei­chen Kos­me­ti­ka, Sal­ben, Me­di­zin­pro­duk­te, Re­form­haus-Haut­pfle­ge so­wie Pro­duk­ten für die hy­gie­ni­sche Milch­ge­win­nung in der Landwirtschaft.

Heu­te be­schäf­tigt die Ei­mer­ma­cher Grup­pe als Phar­ma- und Kos­me­tik­pro­du­zent mit ih­rer Zen­tra­le in Nord­wal­de bei Müns­ter rund 230 Mit­ar­bei­ter. Die Pro­duk­te fin­den ih­ren Weg zu Kun­den in über 70 Län­dern. Auf so ein or­ga­ni­sches, ge­sun­des Wachs­tum kön­nen Un­ter­neh­men stolz sein.

Abbildung des Firmengebäudes der eimermacher Gruppe

Papierbasierte Prozesse kosten Zeit 

Wer or­ga­nisch wächst, muss ir­gend­wann Tei­le sei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on neu er­fin­den, da die An­for­de­run­gen über die bis­lang er­prob­ten Struk­tu­ren hin­aus­wach­sen. So kam es auch für die Ei­mer­ma­cher Grup­pe. Zum Bei­spiel im Be­reich Rech­nun­gen: „Alle Be­le­ge und Un­ter­la­gen, die mit Ver­kauf und Ein­kauf zu tun hat­ten, eig­ne­ten sich im­mer schlech­ter für die Rück­ver­fol­gung“, be­schreibt Con­ny Klemm, IT-Ad­mi­nis­tra­tor bei der Ei­mer­ma­cher Grup­pe, „und der Durch­lauf dau­er­te im­mer länger.“

Da­mit ist die Ei­mer­ma­cher Grup­pe nicht al­lein, pa­pier­ba­sier­te Pro­zes­se neh­men in wach­sen­den Un­ter­neh­men zu­neh­mend Zeit in An­spruch. Erst recht, wenn et­was ge­sucht oder um­ständ­lich nach­ver­folgt wer­den muss. Da­her be­stehen Fi­nanz- oder Auf­sichts­be­hör­den mitt­ler­wei­le in vie­len Fäl­len auch auf ei­ner elek­tro­ni­schen, re­vi­si­ons­si­che­ren Ar­chi­vie­rung. Be­son­ders im Be­reich Buch­hal­tung ist die Su­che nach Lie­fer­schei­nen, Rech­nun­gen oder an­de­ren Un­ter­la­gen oft be­son­ders zeit­auf­wän­dig und aufreibend.

„Wir hat­ten un­se­re Do­ku­men­te in den viel­fäl­tigs­ten Va­ria­tio­nen“, sagt Ste­fa­nie Brüf­fer, Pro­jekt­ma­na­ge­rin bei der Ei­mer­ma­cher Grup­pe, „vie­les wur­de per Hand un­ter­zeich­net.“ Klemm er­gänzt: „Vie­le Un­ter­la­gen, Vor­la­gen oder Da­tei­en fan­den sich in un­se­rem Win­dows-Ord­ner­sys­tem wie­der. Das war nicht der Ide­al­fall. Das woll­ten wir bes­ser ha­ben, zu­gäng­li­cher, si­che­rer und schnel­ler. Wir ha­ben den Hand­lungs­be­darf ge­se­hen, um recht­lich wei­ter­hin hand­lungs­fä­hig zu bleiben.“

Auf der Suche nach einem Partner zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit die­sem Hand­lungs­be­darf wand­te sich die Ei­mer­ma­cher Grup­pe in ei­nem ers­ten Schritt an die edoc so­lu­ti­ons ag, ein Spe­zia­list für En­ter­pri­se Con­tent Ma­nage­ment (ECM) und Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me (DMS) zur Di­gi­ta­li­sie­rung von Ge­schäfts­pro­zes­sen. „Es wur­de schnell klar, dass die Ei­mer­ma­cher Grup­pe eine fle­xi­ble Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sung brau­chen wür­de, die vie­le Mög­lich­kei­ten zum Aus­bau bie­tet“, sagt Frank Brey­er, Pro­ject Ma­na­ger bei der edoc so­lu­ti­ons ag: „Al­lein im Be­reich Qua­li­täts­ma­nage­ment tat sich viel Po­ten­zi­al auf. Bei­spiel: Die Zu­sam­men­set­zung von Phar­ma- und Me­di­zin-Prä­pa­ra­ten ist in vie­len Län­dern bis auf den ge­rings­ten In­halts­stoff zu do­ku­men­tie­ren. Das wur­de bis­lang pein­lich ge­nau per Hand und Ex­cel nachgehalten.“

Ein Er­geb­nis der ers­ten Ge­sprä­che war, dass ein Spe­zia­list für GxP-kon­for­me Soft­ware für Do­ku­men­ten- und Qua­li­täts­ma­nage­ment ins Boot ge­holt wer­den muss­te: die d.velop Life Sci­en­ces GmbH. Un­ter dem Be­griff „GxP“ sub­su­mie­ren Ex­per­ten Richt­li­ni­en für eine gute Ar­beits­pra­xis im Phar­ma-Be­reich. „Die edoc so­lu­ti­ons ag hat uns ins Boot ge­holt, um ein di­gi­ta­les QM-Hand­buch so­wie wei­te­re QM-Pro­zes­se, eine di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung und den CAPA-Work­flow auf­zu­bau­en“, er­läu­tert Frank Lau­mann, Lei­ter Ser­vices bei der d.velop Life Sci­en­ces GmbH.

Die idea­le Grund­la­ge für die­se An­for­de­run­gen ist das d.3 life sci­en­ces Sys­tem. Auf die­ser Ba­sis konn­te die edoc so­lu­ti­ons wei­te­re Ge­schäfts­pro­zes­se und ‑be­rei­che di­gi­ta­li­sie­ren. Das Kern­sys­tem da­für wur­de in­ner­halb we­ni­ger Mo­na­te ein­ge­rich­tet. In­zwi­schen ar­bei­ten gut 100 Mit­ar­bei­ter mit dem System.

Zentrale digitale Geschäftsprozesse der Eimermacher Gruppe

Mit dem d.3 life sci­en­ces Sys­tem er­ar­bei­te­te sich die Ei­mer­ma­cher Grup­pe ein star­kes di­gi­ta­les Rück­grat, das aus die­sen Ele­men­ten besteht:

  • Qua­li­täts­ma­nage­ment (QM) mit dem d.3 life sci­en­ces Sys­tem als zen­tra­lem Client
  • Do­ku­men­ten­len­kung mit di­gi­ta­lem Do­ku­men­ten­um­lauf, Er­stel­lung, Prü­fung, Ge­neh­mi­gung und Freigabe
  • Re­gu­lier­tes QM-Hand­buch mit über 600 gül­ti­gen Vor­schrif­ten wie Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen so­wie Fertigungsdokumenten
  • Ein da­von un­ab­hän­gi­ges Do­ku­men­ten­ar­chiv für kauf­män­ni­sche Unterlagen
  • CAPA-Work­flow für Vor­beu­ge- und Kor­rek­tur­maß­nah­men
  • Re­por­ting-Tool für of­fe­ne und er­le­dig­te Schu­lungs­auf­ga­ben
  • Di­gi­ta­ler Work­flow für Ein­gangs­rech­nun­gen mit au­to­ma­ti­sier­ter An­bin­dung an das Fibu-Sys­tem In­for IGF so­wie An­bin­dung an das Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem In­for Blen­ding durch die edoc solutions
  • Re­vi­si­ons­si­che­re Ab­la­ge für Dokumente
  • Ver­trags­ma­nage­ment für Leasing‑, Kauf- und Gesellschafter-Verträge
  • Di­gi­ta­le Si­gna­tur zum in­ter­nen Gebrauch
  • Mög­lich­keit, ei­ge­ne Tools zu ent­wi­ckeln

Und das funk­tio­niert bei­spiels­wei­se im Be­reich Rech­nun­gen so: „Kommt eine Rech­nung auf Pa­pier, scan­nen wir die­se ein“, be­schreibt Con­ny Klemm, „le­sen sie di­gi­tal Kor­rek­tur, ma­chen eine Vor­kon­tie­rung, lei­ten sie zur Prü­fung an den Be­stel­ler wei­ter, der die Rech­nung an­schlie­ßend frei­gibt und so da­für sorgt, dass die Buch­hal­tung die Rech­nung er­hält. Die­se klickt letzt­lich auf ‚Bu­chen‘ und über­mit­telt die Da­ten ins Buchhaltungsprogramm.“

Aktuelle Normen und SOP immer auf dem Tisch

Durch die Au­to­ma­ti­sie­run­gen spa­ren die Ei­mer­ma­cher-Mit­ar­bei­ter nicht nur Zeit, sie be­sei­ti­gen auch Feh­ler­quel­len. Das ist ins­be­son­de­re auch für den Be­reich Qua­li­täts­ma­nage­ment (QM) in­ter­es­sant. Das d.3 life sci­en­ces Sys­tem un­ter­stützt die Ei­mer­ma­cher Grup­pe un­ter an­de­rem beim Er­stel­len, Kor­ri­gie­ren und Frei­ge­ben von QM-Do­ku­men­ten wie zum Bei­spiel Ar­beits­an­wei­sun­gen (SOP) oder Nor­men. Es gibt kei­ne lo­ka­le Schat­ten­ko­pien mehr und per Voll­text­su­che kön­nen alle Mit­ar­bei­ter mit QM-Zu­griff die für sie wich­ti­gen Da­tei­en mit we­ni­gen Klicks zu­grei­fen. Die lang­wie­ri­ge Su­che durch vie­le Win­dows-Da­tei­ord­ner ist Vergangenheit.

„Die Mit­ar­bei­ter ha­ben im­mer ak­tu­el­le Nor­men oder SOP auf dem Tisch“, sagt Klemm, „für un­se­re Fir­men­grup­pe ha­ben wir ein Or­ga­ni­gramm im QM-Sys­tem, da kann sich je­der durch­kli­cken und sei­nen Ar­beits­be­reich oder den des Kol­le­gen fin­den. Das hat für neue Kol­le­gen ei­nen Vor­teil, so müs­sen wir das Rad nicht im­mer wie­der neu erfinden.“

Fällt ein Mit­ar­bei­ter kurz­fris­tig aus, kann ein Kol­le­ge aus ei­nem an­de­ren Büro naht­los über­neh­men – im vir­tu­el­len Ar­beits­um­feld des d.3 life sci­en­ces Sys­tem. Klemm: „Und wer in der Pro­duk­ti­on eine Ma­schi­ne be­die­nen kann, kann so auch an­de­re Pro­duk­ti­ons­auf­trä­ge ab­ar­bei­ten. Frü­her hat­ten wir vie­le Ord­ner und brauch­ten viel Kopf­ar­beit. Jetzt ist es ein qua­li­ta­tiv hö­he­res Arbeiten.“

Das klappt nicht zu­letzt auch durch die di­gi­ta­li­sier­ten Schu­lungs­auf­ga­ben. Gibt es bei­spiels­wei­se eine neue Ar­beits­an­wei­sung oder eine neue Ma­schi­ne, kann das Qua­li­täts­ma­nage­ment den be­tref­fen­den Mit­ar­bei­tern neue An­wei­sun­gen und In­for­ma­tio­nen über das Sys­tem zur Ver­fü­gung stel­len. Be­vor sie den neu­en Auf­trag an­ge­hen kön­nen, müs­sen die Be­schäf­tig­ten Ver­ständ­nis­fra­gen be­ant­wor­ten und un­ter­schrei­ben, dass sie die neu­en In­for­ma­tio­nen zur Kennt­nis ge­nom­men haben.

Jahresakte bündelt Informationen zu Geschäftspartnern auf einen Blick

Di­gi­ta­le Do­ku­men­te be­deu­tet für die Ei­mer­ma­cher Grup­pe nicht nur we­ni­ger Feh­ler­an­fäl­lig­keit und schnel­les Auf­fin­den, son­dern auch Bün­de­lung von In­for­ma­tio­nen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Platz. „Durch das d.3 life sci­en­ces Sys­tem be­kom­men wir zu je­dem Ge­schäfts­part­ner auch eine His­to­rie“, be­schreibt Ste­fa­nie Brüf­fer, „das ist eine Jah­res­ak­te, in der alle Be­le­ge, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen, Gut­schrif­ten, An­schrei­ben und an­de­re In­for­ma­tio­nen ent­hal­ten sind.“ Klemm er­gänzt: „Wo wir frü­her Ord­ner durch­blät­tern muss­ten, sind wir heu­te deut­lich schnel­ler geworden.“

Das liegt auch dar­an, dass es durch das di­gi­ta­le Sys­tem we­ni­ger Stol­per­fal­len gibt. Die Soft­ware er­in­nert Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se au­to­ma­tisch dar­an, Pflicht­an­ga­ben in Do­ku­men­ten zu ma­chen – wie zum Bei­spiel der Name ei­nes Kun­den oder ein Be­treff. Klemm: „Schrei­ben, die kei­nem Kun­den oder Lie­fe­ran­ten zu­ge­ord­net wer­den kön­nen, sind ein gro­ßes Mal­heur. Im schlech­tes­ten Fall lan­de­ten die auch in ir­gend­ei­nem Win­dows-Da­tei­ord­ner und konn­ten so nur mit viel Ar­beits­auf­wand wie­der­ge­fun­den wer­den. Das ist nun Geschichte.“

Durch die di­gi­ta­len Work­flows fal­len zu­dem au­to­ma­tisch Din­ge auf, die un­plau­si­bel sind. Wie zum Bei­spiel Un­stim­mig­kei­ten zwi­schen Be­stel­lun­gen, Rech­nun­gen und dem tat­säch­li­chen Wa­ren­ein­gang. In der Zeit vor d.3 life sci­en­ces und vor edoc so­lu­ti­ons sam­mel­te der Wa­ren­ein­gang der Ei­mer­ma­cher Grup­pe bei­spiels­wei­se alle Lie­fer­schei­ne in ei­nem Ord­ner. Die­ser Ord­ner muss­te zu Fuß in den Ein­kauf ge­bracht wer­den, um zu prü­fen, ob der Lie­fer­schein mit der Rech­nung über­ein­stimm­te. „Jetzt ver­glei­chen wir die Rech­nung mit dem was tat­säch­lich ge­lie­fert und be­stellt wur­de“, so Klemm. Das ge­lingt, in­dem der Wa­ren­ein­gang z. B. Kar­tons zählt oder ein­ge­hen­de Roh­stof­fe wiegt, die In­for­ma­tio­nen ins Sys­tem gibt und die­se au­to­ma­tisch an den Ein­kauf ge­hen. Klemm: „Das spart un­heim­lich viel Ar­beits­zeit. Weil auf ei­nen Blick alle In­for­ma­tio­nen in ei­nem Sys­tem vorliegen.“ 

Wirtschaftlichen Vorteile

Die Ei­mer­ma­cher Grup­pe pro­fi­tiert un­ter an­de­rem von die­sen wirt­schaft­li­chen Vorteilen: 

  • Zeit­er­spar­nis für Re­cher­chie­ren und Be­ar­bei­ten von Dokumenten
  • Au­to­ma­ti­sche Ver­sio­nie­rung: Zeit­er­spar­nis durch Do­ku­men­ten­len­kung – alle ar­bei­ten auf dem­sel­ben Do­ku­ment, Ver­si­ons-Ping-Pong per E‑Mail fällt aus
  • We­ni­ger Feh­ler in der Do­ku­men­ten­be­ar­bei­tung u. a. durch Pflichtangaben
  • Zeit­er­spar­nis durch di­gi­ta­le Tex­ter­ken­nung und Vor­prü­fung von Rech­nungs­be­trä­gen und an­de­ren Da­ten vom System
  • Schnel­le­re Be­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen – mehr Mög­lich­kei­ten, Skon­to zu ziehen
  • Leich­tes Er­fül­len von Va­li­die­rungs-An­for­de­run­gen durch Nor­men wie ISO 9001
  • Re­mo­te Au­dits möglich
  • Mit­ar­bei­ter ha­ben stets ak­tu­el­le Ar­beits­an­wei­sun­gen auf dem Tisch
  • Alle Un­ter­neh­men der Grup­pe ha­ben Zu­griff auf die ak­tu­ells­ten Normen
  • Mehr Zeit für qua­li­ta­tiv hö­her­wer­ti­ge Arbeiten

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Abbildung eines Notebooks auf dem die Dokumentenlenkung der d.velop Life Sciences abgebildet wird