Vertragsmanagement

Vertragsmanagement Software

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Be­hal­ten Sie den Über­blick über Ihre Ver­trä­ge. Las­sen Sie sich über Stich­ta­ge wie Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten oder Ver­län­ge­rungs­op­tio­nen in ei­nem mehr­stu­fi­gen Ver­fah­ren er­in­nern. Ge­ben Sie je­dem Mit­ar­bei­ter di­gi­ta­len Zu­griff ge­nau auf die Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind. Er­stel­len Sie neue Ver­trä­ge auf Ba­sis von Text­bau­stei­nen – im­mer in der ak­tu­ell frei­ge­ge­be­nen Version.

Welche Vorzüge bietet Ihnen die Software Vertragsmanagement?

Digitale Verwaltung 

Las­sen Sie ma­nu­ell ge­führ­te Ver­trags­ord­ner der Ver­gan­gen­heit an­ge­hö­ren – Ver­wal­ten Sie die­se statt­des­sen voll­kom­men digital. 

Einfache Zugriffsberechtigung 

Je­der Mit­ar­bei­ter hat ein­fa­chen Zu­griff auf die­je­ni­gen Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind. 

Verknüpfung zur Dokumentenlenkung 

In Ver­bin­dung mit un­se­rem Mo­dul „ge­lenk­te Do­ku­men­te“ er­hal­ten Sie ei­nen di­gi­ta­len Prüf‑, Ge­neh­mi­gungs- und Freigabeumlauf. 

Erhöhte Datensicherheit 

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Überblick auf Knopfdruck 

Be­hal­ten Sie den Über­blick über Ihre Ver­trä­ge und las­sen Sie sich per Knopf­druck alle Ver­trä­ge inkl. Me­ta­da­ten anzeigen. 

Automatische Systemerinnerung 

Über Kün­di­gungs- und an­de­re Ter­mi­ne er­in­nert Sie das Sys­tem au­to­ma­tisch an den da­für vor­de­fi­nier­ten Tagen. 

Zentrale Informationsplattform 

Nut­zen Sie d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm) als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können. 

Stetige Verfügbarkeit 

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Einige Features vom Vertragsmanagement
  • Gra­nu­la­res Be­rech­ti­gungs­sys­tem auf Vertragsebene
  • Un­ter­schei­dung zwi­schen An­wen­der, Ver­trags­sach­be­ar­bei­ter und Fachadministrator
  • Mehr­stu­fi­ge Er­in­ne­rungs­funk­tio­nen und Es­ka­la­ti­ons­me­cha­nis­men (Clea­ring­stel­le)
  • Un­ter­stüt­zung beim Im­port von Be­stands­ver­trä­gen (Klas­si­fi­zie­rung, Scanning)
  • Ver­wen­dung von Text­bau­stei­nen und Glossarfunktion
  • Fris­ten­ka­len­der und Terminübersichten
  • Un­ter­stüt­zung un­ter­schied­li­cher Lauf­zeit­sche­ma­ta (Be­fris­tung, au­to­ma­ti­sche Ver­län­ge­rung, Kün­di­gungs­fris­ten/-stich­ta­ge)
  • His­to­ri­en­funk­ti­on
  • Au­to­ma­ti­sche Bil­dung von Aktenstrukturen

Regularien, die vom Vertragsmanagement erfüllt werden

Erhalten Sie einen ersten Überblick
Abbildung eines Notebooks auf dem das Vertragsmanagement der d.velop Life Sciences abgebildet wird

Nut­zen Sie Ar­beits­hil­fen so­wie Text­bau­stein- und Glos­s­ar­funk­tio­nen im Zuge der Er­stel­lung Ih­rer Verträge.

Le­se­be­reich

Zu je­dem Do­ku­ment kann eine Vor­schau in­ner­halb des fle­xi­bel an­pass­ba­ren Le­se­be­rei­ches an­ge­zeigt wer­den. Hier kön­nen Sie das Do­ku­ment an­se­hen und die da­zu­ge­hö­ri­gen Ei­gen­schaf­ten (z. B. Fris­ten) einsehen.

Men­ü­band

Bei Ver­wen­dung des Ver­trags­ma­nage­ments steht die­ses Mo­dul im Men­ü­band mit der Be­zeich­nung „Ver­trags­ma­nage­ment“, in Ab­hän­gig­keit der Be­rech­ti­gung, zur Ver­fü­gung. Die­ses Men­ü­band ent­hält sechs Funk­ti­ons­grup­pen, wel­che je nach Be­rech­ti­gung des An­wen­ders an­ge­zeigt wer­den und zur Ver­fü­gung stehen:

  • In­for­mie­ren
  • Su­chen
  • Fris­ten­ka­len­der
  • Er­stel­len
  • Ad­mi­nis­tra­ti­on
Ver­trags­sta­tus

Der Ver­trags­sta­tus kann au­to­ma­tisch grup­piert wer­den. Hier­bei kön­nen z.B. Ver­trä­ge mit der ers­ten so­wie zwei­ten Er­in­ne­rung von­ein­an­der un­ter­schie­den werden. 

Ak­tu­el­le Fristen

Auf Knopf­druck er­hal­ten Sie eine Über­sicht zu Fris­ten und be­vor­ste­hen­den Ter­min in Be­zug auf Ihre Ver­trä­ge. Über die Schalt­flä­chen “Nächs­ten 14 Tage”, “Nächs­ten 4 Wo­chen” oder z.B. “Nächs­ten 6 Mo­na­te” er­hal­ten Sie um­ge­hend eine Über­sicht über be­vor­ste­hen­de To-Do’s und Ter­mi­ne zu Ih­ren Ver­trä­gen. Das Sys­tem er­in­nert Sie au­to­ma­tisch über sämt­li­che Ter­mi­ne (eben­falls Zu­stel­lung via E‑Mail möglich).

Wünschen Sie einen Live-WebCast zur Software?

Er­hal­ten Sie in nur 45 Mi­nu­ten ei­nen Live-Ein­blick in die Mög­lich­kei­ten des Ver­trags­ma­nage­ments an­hand ei­nes Mus­ter­an­wen­dungs­fal­les. Er­fah­ren Sie, wie Sie sich mit­tels der Lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces über Stich­ta­ge wie Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten oder Ver­län­ge­rungs­op­tio­nen in ei­nem mehr­stu­fi­gen Ver­fah­ren er­in­nern las­sen können.

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33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit d.velop LS 

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der d.velop Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Zu den Gründen

Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Vertragsmanagement

Das Ver­trags­ma­nage­ment baut auf das d.3 Ar­chiv mit den dort ver­füg­ba­ren gra­nu­la­ren Be­rech­ti­gungs­kon­zep­ten auf. Die Ver­trä­ge sind da­her nur für An­wen­der mit ent­spre­chen­der Be­rech­ti­gung zu se­hen bzw. zu bearbeiten.
Die Ver­trags­ma­nage­ment­lö­sung un­ter­stützt Fris­ten­sche­ma­ta. Ein Fris­ten­sche­ma gibt an, wann ein Mit­ar­bei­ter, wie häu­fig und wel­cher Mit­ar­bei­ter beim An­ste­hen von Fris­ten be­nach­rich­tigt wird. Er­in­ne­run­gen wer­den bei der Sys­tem­ein­rich­tung kon­fi­gu­riert. Es kön­nen je Ver­trag eine Viel­zahl von Fris­tener­in­ne­run­gen versenden.
Die Über­nah­me von Ver­trä­gen kann so­wohl über eine Scan­stre­cke, über den Mas­sen­da­ten­im­port oder über Ein­zel­da­tei­en er­fol­gen. Beim scan­nen der Be­stands­ver­trä­ge wer­den die­se an das d.3 Ar­chiv über­ge­ben, eine Auf­ga­be zur Ver­trags­klas­si­fi­zie­rung kann di­rekt an ei­nen Mit­ar­bei­ter ver­sen­det werden.
Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment di­gi­ta­li­siert und au­to­ma­ti­siert Pro­zes­se im ge­sam­ten Ver­trags­zy­klus — pa­pier­los, orts­un­ab­hän­gig und zu je­der Zeit. Die Chan­cen ste­hen gut, dass Sie schon ein­mal in sol­che Pro­zes­se in­vol­viert wa­ren. Wenn Sie bei­spiels­wei­se et­was ge­kauft ha­ben und der Ver­käu­fer den Kauf über ein iPad statt über eine her­kömm­li­che Re­gis­trier­kas­se ab­ge­wi­ckelt hat, ist das ein di­gi­ta­ler Ver­trags­pro­zess. Wenn Sie ei­nen Ver­trag on­line ver­schi­cken oder di­gi­tal un­ter­schrei­ben, an­statt ihn aus­zu­dru­cken und von Hand zu un­ter­schrei­ben, sind sie be­reits an ei­nem di­gi­ta­len Ver­trags­pro­zess be­tei­ligt. In bei­den Fäl­len bie­tet der di­gi­ta­le An­satz hand­fes­te Vor­tei­le: Er macht den Pro­zess schnel­ler, ein­fa­cher und be­que­mer. Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment um­fasst den ge­sam­ten Ver­trags­pro­zess — vor und nach der Un­ter­zeich­nung. Mit dem Ver­trags­ma­nage­ment der d.velop Life Sci­en­ces ge­ben Sie je­dem Mit­ar­bei­ter di­gi­ta­len Zu­griff auf ge­nau die Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind.

Um ei­nen ers­ten Ein­druck vom Funk­ti­ons­um­fang ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware zu be­kom­men, wer­den im Fol­gen­den ei­ni­ge wich­ti­ge Funk­tio­nen aufgeführt.

  • Ver­trags­er­stel­lung: Mit Hil­fe der Soft­ware kön­nen An­wen­der neue Ver­trä­ge er­stel­len. Die Funk­tio­nen zur Ver­trags­er­stel­lung sind in der Re­gel sehr be­nut­zer­freund­lich und über­sicht­lich ge­stal­tet, so dass die Do­ku­men­te sehr schnell er­stellt wer­den kön­nen. Ei­ni­ge Soft­ware­lö­sun­gen ver­fü­gen bei­spiels­wei­se über Drag-and-Drop-Funk­tio­nen, mit de­nen wich­ti­ge vor­de­fi­nier­te Ele­men­te in den je­wei­li­gen Ver­trag ein­ge­fügt wer­den können.
  • Such­funk­ti­on: Im Lau­fe der Zeit sam­melt sich in ei­nem Un­ter­neh­men eine sehr gro­ße An­zahl von Ver­trä­gen an. Das Auf­fin­den ei­nes be­stimm­ten Ver­tra­ges kann da­her ein Pro­blem sein. Mit ei­ner Such­funk­ti­on kann ein Be­nut­zer die Ver­trags­da­ten­bank z.B. nach ei­nem be­stimm­ten Stich­wort durch­su­chen. Eine sol­che Such­funk­ti­on kann sehr viel Zeit sparen.
  • Ver­trags­be­ar­bei­tung: In ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware kön­nen meh­re­re Mit­ar­bei­ter ge­mein­sam an Ver­trä­gen ar­bei­ten. Da­durch kön­nen Ver­trä­ge viel schnel­ler er­stellt wer­den. Die Be­nut­zer kön­nen zum Bei­spiel Kom­men­ta­re zu ei­nem Ver­trag hinzufügen.
  • Vor­la­gen: In der Soft­ware kön­nen ver­schie­de­ne Vor­la­gen zur Ver­trags­er­stel­lung hin­ter­legt wer­den. Da­bei han­delt es sich um eine Vor­la­ge, die im­mer wie­der ver­wen­det wer­den kann und so­zu­sa­gen als Grund­ge­rüst ver­stan­den wer­den kann. Die je­wei­li­ge Vor­la­ge ist dann je nach in­di­vi­du­el­lem Ver­trag anzupassen.
  • Ver­trags­da­ten­bank: Die oben be­schrie­be­ne Ver­trags­da­ten­bank er­mög­licht es, alle Ver­trä­ge ei­nes Un­ter­neh­mens an ei­ner zen­tra­len Stel­le zu spei­chern. Das ver­ein­facht die Ver­wal­tung und ver­hin­dert, dass Ver­trä­ge ver­lo­ren gehen.
  • Be­nach­rich­ti­gun­gen: Be­nut­zer kön­nen bei be­stimm­ten An­läs­sen be­nach­rich­tigt wer­den. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Stich­tag für eine Kün­di­gung er­reicht wur­de. Die ent­spre­chen­de Per­son kann dann au­to­ma­tisch von der Soft­ware be­nach­rich­tigt werden.
  • Aus­wer­tun­gen: Mit Hil­fe ei­ner Re­por­ting-Funk­ti­on kön­nen über­sicht­li­che Be­rich­te er­stellt wer­den, die ei­nen Über­blick über alle Ver­trä­ge ge­ben. So kön­nen bei­spiels­wei­se alle Ver­trä­ge auf­ge­lis­tet wer­den, die dem­nächst auslaufen.
  • In­te­gra­tio­nen: Über Schnitt­stel­len las­sen sich Ver­bin­dun­gen zu an­de­ren Soft­ware­lö­sun­gen her­stel­len. So kann die Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware bei­spiels­wei­se an ein be­stehen­des ERP-Sys­tem im Un­ter­neh­men an­ge­bun­den werden.
  • Ge­neh­mi­gun­gen: Oft müs­sen ver­schie­de­ne Ge­neh­mi­gun­gen ein­ge­holt wer­den, be­vor ein Ver­trag ab­ge­schlos­sen wer­den kann. Mit Hil­fe der Soft­ware kön­nen au­to­ma­ti­sche Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­se de­fi­niert werden.
Eine Samm­lung an De­fi­ni­tio­nen wird im Un­ter­neh­mens­glos­sar ver­wal­tet, das im Ver­trags­ma­nage­ment in­te­griert ist. Die Ein­trä­ge wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Ar­chi­vie­rung. Es ist kei­ne Zu­satz­an­wen­dung wie ein Text­pro­gramm er­for­der­lich. Die be­rech­tig­ten An­wen­der ha­ben le­sen­den Zu­griff auf das Un­ter­neh­mens­glos­sar. Der ver­ant­wort­li­che Fach­ad­mi­nis­tra­tor kann Glos­sar­ein­trä­ge er­stel­len, än­dern und entfernen.
Wie­der­keh­ren­de Ver­trags­ele­ment wie z. B. eine Sal­va­to­ri­sche Klau­sel kön­nen im Ver­trags­ma­nage­ment in meh­re­ren Spra­chen und nach Ab­tei­lun­gen und Ka­te­go­rien dif­fe­ren­ziert ver­wal­tet wer­den. Sie kön­nen nach Er­stel­lung durch ei­nen Ju­ris­ten ge­prüft und an­schlie­ßend als ‚frei­ge­ge­be­ner Text­bau­stein‘ hin­ter­legt wer­den. Die Text­bau­stei­ne wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Archivierung.
Ohne in­tel­li­gen­te Soft­ware ist ein gu­tes Ver­trags­ma­nage­ment und eine kor­rek­te Ver­trags­ver­wal­tung kaum mög­lich. Ab ei­ner ge­wis­sen Un­ter­neh­mens­grö­ße wird eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware un­ver­zicht­bar. Wenn es um die In­ves­ti­ti­on in eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware geht, spielt auch die An­zahl der lau­fen­den Ver­trä­ge eine Rol­le. Das Ein­spar­po­ten­zi­al ist enorm. Denn eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware nimmt Ih­nen vie­le Auf­ga­ben ab und spart so Zeit, die für das Kern­ge­schäft ge­nutzt wer­den kann. Die Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware er­in­nert Sie an wich­ti­ge Ter­mi­ne und Kün­di­gungs­fris­ten. Eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware leis­tet dies bes­ser und zu­ver­läs­si­ger als je­des No­tiz­buch, denn je­der Ter­min und jede Frist ist im­mer mit kon­kre­ten ver­trag­li­chen Ver­pflich­tun­gen ver­knüpft — die Soft­ware macht die­se Zu­sam­men­hän­ge je­der­zeit deut­lich. Für wel­che Ar­ten von Ver­trä­gen bie­tet sich der Ein­satz ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware an? 
  • Miet­ver­trä­ge
  • War­tungs­ver­trä­ge
  • Dienst­leis­tungs­ver­trä­ge
  • Ko­ope­ra­ti­ons­ver­trä­ge mit an­de­ren Unternehmen
  • Kauf­ver­trä­ge
  • Sup­port­ver­trä­ge
  • Lea­sing­ver­trä­ge
Der Ein­stieg in die Di­gi­ta­li­sie­rung ist für Un­ter­neh­men sehr loh­nens­wert. Ein di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment spart Ih­nen Zeit und Geld, was sich po­si­tiv auf das End­ergeb­nis aus­wirkt. Au­ßer­dem ver­bes­sert es die Ver­wal­tung von Ver­trä­gen. Den­ken Sie nur an die Be­quem­lich­keit elek­tro­ni­scher Un­ter­schrif­ten ge­gen­über dem um­ständ­li­chen Pro­zess vom Druck über die Un­ter­schrift bis hin zum Rück­ver­sand von Ver­trä­gen per Post oder Fax. Dar­über hin­aus sind di­gi­ta­le Ver­trags­pro­zes­se ein­fa­cher zu ver­fol­gen. Dies hilft, Feh­ler zu vermeiden.
Nach dem Kauf ei­ner Soft­ware für die Ver­trags­ver­wal­tung er­folgt die an­schlie­ßen­de Im­ple­men­tie­rung im ei­ge­nen Un­ter­neh­men. Die­ser Pro­zess kann mit­un­ter eben­so kom­pli­ziert sein wie der Soft­ware­aus­wahl­pro­zess. Ei­ner der wich­tigs­ten Punk­te, die vor der Im­ple­men­tie­rung zu klä­ren sind, ist, wie der ak­tu­el­le Pro­zess der Ver­trags­ver­wal­tung im Un­ter­neh­men aus­sieht. Auf die­ser Grund­la­ge kann die Soft­ware bzw. das Tool dann im­ple­men­tiert und an den ak­tu­el­len Pro­zess an­ge­passt wer­den. Es kann auch sein, dass im Zuge der Pro­zess­ana­ly­se fest­ge­stellt wird, dass ei­ni­ge Pro­zes­se neu­ge­stal­tet wer­den müs­sen. Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist die Durch­füh­rung von Schu­lun­gen. Da­mit alle Vor­tei­le der Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware ge­nutzt wer­den kön­nen, ist es ent­schei­dend, dass die Mit­ar­bei­ter im Um­gang mit der Soft­ware bzw. dem Tool ge­schult wer­den. Nur so kann si­cher­ge­stellt wer­den, dass die Soft­ware auch op­ti­mal ge­nutzt wird. Im Zuge der Ein­füh­rung der Soft­ware soll­ten auch be­stimm­te Rol­len de­fi­niert wer­den. So soll­ten z.B. Ad­mi­nis­tra­to­ren der Soft­ware be­stimmt wer­den, die sich u.a. um ad­mi­nis­tra­ti­ve Ar­bei­ten im Un­ter­neh­men kümmern.

Kundenmeinung zum Vertragsmanagement

zur Re­fe­renz­über­sicht

“Das Team der d.velop Life Sci­ence un­ter­stützt uns seit Jah­ren, un­se­re Pro­zes­se ef­fi­zi­en­ter und di­gi­ta­ler zu ge­stal­ten. So konn­ten wir ge­mein­sam in den letz­ten Jah­ren das DMS, MQM und Ver­trags­ma­nage­ment er­folg­reich in un­se­rem Hau­se GMP-kon­form im­ple­men­tie­ren. An die po­si­ti­ven Er­fah­run­gen mit dem Team der d.velop Life Sci­ence knüp­fen wir ger­ne an und ha­ben der­zeit zahl­rei­che Pro­jek­te in Pla­nung, die un­se­re Do­ku­men­ta­ti­on di­gi­ta­ler, nach­voll­zieh­ba­rer und zen­tra­li­sier­ter wer­den lässt. Die d.velop Life Sci­ence GmbH ist für uns ein star­ker und lang­fris­ti­ger Partner.”

Dr. Ni­co­le Frei­se-Pap­kePro­cess Group Lea­der QA-Sys­tems (Rot­ten­dorf Phar­ma GmbH)
Dr. Nicole Freise-Papke

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