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Be­hal­ten Sie den Über­blick über Ihre Ver­trä­ge. Las­sen Sie sich über Stich­ta­ge wie Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten oder Ver­län­ge­rungs­op­tio­nen in ei­nem mehr­stu­fi­gen Ver­fah­ren er­in­nern. Ge­ben Sie je­dem Mit­ar­bei­ter di­gi­ta­len Zu­griff ge­nau auf die Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind. Er­stel­len Sie neue Ver­trä­ge auf Ba­sis von Text­bau­stei­nen – im­mer in der ak­tu­ell frei­ge­ge­be­nen Version.

Welche Vorzüge bietet Ihnen die Software Vertragsmanagement?

Digitale Verwaltung 

Las­sen Sie ma­nu­ell ge­führ­te Ver­trags­ord­ner der Ver­gan­gen­heit an­ge­hö­ren – Ver­wal­ten Sie die­se statt­des­sen voll­kom­men digital. 

Einfache Zugriffsberechtigung 

Je­der Mit­ar­bei­ter hat ein­fa­chen Zu­griff auf die­je­ni­gen Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind. 

Verknüpfung zur Dokumentenlenkung 

In Ver­bin­dung mit un­se­rem Mo­dul „ge­lenk­te Do­ku­men­te“ er­hal­ten Sie ei­nen di­gi­ta­len Prüf‑, Ge­neh­mi­gungs- und Freigabeumlauf. 

Erhöhte Datensicherheit 

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Überblick auf Knopfdruck 

Be­hal­ten Sie den Über­blick über Ihre Ver­trä­ge und las­sen Sie sich per Knopf­druck alle Ver­trä­ge inkl. Me­ta­da­ten anzeigen. 

Automatische Systemerinnerung 

Über Kün­di­gungs- und an­de­re Ter­mi­ne er­in­nert Sie das Sys­tem au­to­ma­tisch an den da­für vor­de­fi­nier­ten Tagen. 

Zentrale Informationsplattform 

Nut­zen Sie das d.3ecm Sys­tem als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können. 

Stetige Verfügbarkeit 

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Einige Features vom Vertragsmanagement

Regularien, die vom Vertragsmanagement erfüllt werden

Erhalten Sie einen ersten Überblick

Abbildung eines Notebooks auf dem das Vertragsmanagement der d.velop Life Sciences abgebildet wird

Nut­zen Sie Ar­beits­hil­fen so­wie Text­bau­stein- und Glos­s­ar­funk­tio­nen im Zuge der Er­stel­lung Ih­rer Verträge.

Le­se­be­reich

Zu je­dem Do­ku­ment kann eine Vor­schau in­ner­halb des fle­xi­bel an­pass­ba­ren Le­se­be­rei­ches an­ge­zeigt wer­den. Hier kön­nen Sie das Do­ku­ment an­se­hen und die da­zu­ge­hö­ri­gen Ei­gen­schaf­ten (z. B. Fris­ten) einsehen.

Men­ü­band

Bei Ver­wen­dung des Ver­trags­ma­nage­ments steht die­ses Mo­dul im Men­ü­band mit der Be­zeich­nung „Ver­trags­ma­nage­ment“, in Ab­hän­gig­keit der Be­rech­ti­gung, zur Ver­fü­gung. Die­ses Men­ü­band ent­hält sechs Funk­ti­ons­grup­pen, wel­che je nach Be­rech­ti­gung des An­wen­ders an­ge­zeigt wer­den und zur Ver­fü­gung stehen:

  • In­for­mie­ren
  • Su­chen
  • Fris­ten­ka­len­der
  • Er­stel­len
  • Ad­mi­nis­tra­ti­on
Ver­trags­sta­tus

Der Ver­trags­sta­tus kann au­to­ma­tisch grup­piert wer­den. Hier­bei kön­nen z.B. Ver­trä­ge mit der ers­ten so­wie zwei­ten Er­in­ne­rung von­ein­an­der un­ter­schie­den werden. 

Ak­tu­el­le Fristen

Auf Knopf­druck er­hal­ten Sie eine Über­sicht zu Fris­ten und be­vor­ste­hen­den Ter­min in Be­zug auf Ihre Ver­trä­ge. Über die Schalt­flä­chen “Nächs­ten 14 Tage”, “Nächs­ten 4 Wo­chen” oder z.B. “Nächs­ten 6 Mo­na­te” er­hal­ten Sie um­ge­hend eine Über­sicht über be­vor­ste­hen­de To-Do’s und Ter­mi­ne zu Ih­ren Ver­trä­gen. Das Sys­tem er­in­nert Sie au­to­ma­tisch über sämt­li­che Ter­mi­ne (eben­falls Zu­stel­lung via E‑Mail möglich).

Wünschen Sie einen Live-WebCast zur Software?

Er­hal­ten Sie in nur 45 Mi­nu­ten ei­nen Live-Ein­blick in die Mög­lich­kei­ten des Ver­trags­ma­nage­ments an­hand ei­nes Mus­ter­an­wen­dungs­fal­les. Er­fah­ren Sie, wie Sie sich mit­tels der Lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces über Stich­ta­ge wie Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten oder Ver­län­ge­rungs­op­tio­nen in ei­nem mehr­stu­fi­gen Ver­fah­ren er­in­nern las­sen können.

33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit d.velop LS 

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der d.velop Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Vertragsmanagement

Das Ver­trags­ma­nage­ment baut auf das d.3 Ar­chiv mit den dort ver­füg­ba­ren gra­nu­la­ren Be­rech­ti­gungs­kon­zep­ten auf. Die Ver­trä­ge sind da­her nur für An­wen­der mit ent­spre­chen­der Be­rech­ti­gung zu se­hen bzw. zu bearbeiten.
Die Ver­trags­ma­nage­ment­lö­sung un­ter­stützt Fris­ten­sche­ma­ta. Ein Fris­ten­sche­ma gibt an, wann ein Mit­ar­bei­ter, wie häu­fig und wel­cher Mit­ar­bei­ter beim An­ste­hen von Fris­ten be­nach­rich­tigt wird. Er­in­ne­run­gen wer­den bei der Sys­tem­ein­rich­tung kon­fi­gu­riert. Es kön­nen je Ver­trag eine Viel­zahl von Fris­tener­in­ne­run­gen versenden.
Die Über­nah­me von Ver­trä­gen kann so­wohl über eine Scan­stre­cke, über den Mas­sen­da­ten­im­port oder über Ein­zel­da­tei­en er­fol­gen. Beim Scan­nend er Be­stands­ver­trä­ge wer­den die­se an das d.3 Ar­chiv über­ge­ben, eine Auf­ga­be zur Ver­trags­klas­si­fi­zie­rung kann di­rekt an ei­nen Mit­ar­bei­ter ver­sen­det werden.
Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment di­gi­ta­li­siert und au­to­ma­ti­siert Pro­zes­se im ge­sam­ten Ver­trags­zy­klus — pa­pier­los, orts­un­ab­hän­gig und zu je­der Zeit. Die Chan­cen ste­hen gut, dass Sie schon ein­mal in sol­che Pro­zes­se in­vol­viert wa­ren. Wenn Sie bei­spiels­wei­se et­was ge­kauft ha­ben und der Ver­käu­fer den Kauf über ein iPad statt über eine her­kömm­li­che Re­gis­trier­kas­se ab­ge­wi­ckelt hat, ist das ein di­gi­ta­ler Ver­trags­pro­zess. Wenn Sie ei­nen Ver­trag on­line ver­schi­cken oder di­gi­tal un­ter­schrei­ben, an­statt ihn aus­zu­dru­cken und von Hand zu un­ter­schrei­ben, sind sie be­reits an ei­nem di­gi­ta­len Ver­trags­pro­zess be­tei­ligt. In bei­den Fäl­len bie­tet der di­gi­ta­le An­satz hand­fes­te Vor­tei­le: Er macht den Pro­zess schnel­ler, ein­fa­cher und be­que­mer. Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment um­fasst den ge­sam­ten Ver­trags­pro­zess — vor und nach der Un­ter­zeich­nung. Mit dem Ver­trags­ma­nage­ment der d.velop Life Sci­en­ces ge­ben Sie je­dem Mit­ar­bei­ter di­gi­ta­len Zu­griff auf ge­nau die Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind.
Eine Samm­lung an De­fi­ni­tio­nen wird im Un­ter­neh­mens­glos­sar ver­wal­tet, das im Ver­trags­ma­nage­ment in­te­griert ist. Die Ein­trä­ge wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Ar­chi­vie­rung. Es ist kei­ne Zu­satz­an­wen­dung wie ein Text­pro­gramm er­for­der­lich. Die be­rech­tig­ten An­wen­der ha­ben le­sen­den Zu­griff auf das Un­ter­neh­mens­glos­sar. Der ver­ant­wort­li­che Fach­ad­mi­nis­tra­tor kann Glos­sar­ein­trä­ge er­stel­len, än­dern und entfernen.
Wie­der­keh­ren­de Ver­trags­ele­ment wie z. B. eine Sal­va­to­ri­sche Klau­sel kön­nen im Ver­trags­ma­nage­ment in meh­re­ren Spra­chen und nach Ab­tei­lun­gen und Ka­te­go­rien dif­fe­ren­ziert ver­wal­tet wer­den. Sie kön­nen nach Er­stel­lung durch ei­nen Ju­ris­ten ge­prüft und an­schlie­ßend als ‚frei­ge­ge­be­ner Text­bau­stein‘ hin­ter­legt wer­den. Die Text­bau­stei­ne wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Archivierung.
Ohne in­tel­li­gen­te Soft­ware ist ein gu­tes Ver­trags­ma­nage­ment und eine kor­rek­te Ver­trags­ver­wal­tung kaum mög­lich. Ab ei­ner ge­wis­sen Un­ter­neh­mens­grö­ße wird eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware un­ver­zicht­bar. Wenn es um die In­ves­ti­ti­on in eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware geht, spielt auch die An­zahl der lau­fen­den Ver­trä­ge eine Rol­le. Das Ein­spar­po­ten­zi­al ist enorm. Denn eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware nimmt Ih­nen vie­le Auf­ga­ben ab und spart so Zeit, die für das Kern­ge­schäft ge­nutzt wer­den kann. Die Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware er­in­nert Sie an wich­ti­ge Ter­mi­ne und Kün­di­gungs­fris­ten. Eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware leis­tet dies bes­ser und zu­ver­läs­si­ger als je­des No­tiz­buch, denn je­der Ter­min und jede Frist ist im­mer mit kon­kre­ten ver­trag­li­chen Ver­pflich­tun­gen ver­knüpft — die Soft­ware macht die­se Zu­sam­men­hän­ge je­der­zeit deut­lich. Für wel­che Ar­ten von Ver­trä­gen bie­tet sich der Ein­satz ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware an? 
  • Miet­ver­trä­ge
  • War­tungs­ver­trä­ge
  • Dienst­leis­tungs­ver­trä­ge
  • Ko­ope­ra­ti­ons­ver­trä­ge mit an­de­ren Unternehmen
  • Kauf­ver­trä­ge
  • Sup­port­ver­trä­ge
  • Lea­sing­ver­trä­ge
Der Ein­stieg in die Di­gi­ta­li­sie­rung ist für Un­ter­neh­men sehr loh­nens­wert. Ein di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment spart Ih­nen Zeit und Geld, was sich po­si­tiv auf das End­ergeb­nis aus­wirkt. Au­ßer­dem ver­bes­sert es die Ver­wal­tung von Ver­trä­gen. Den­ken Sie nur an die Be­quem­lich­keit elek­tro­ni­scher Un­ter­schrif­ten ge­gen­über dem um­ständ­li­chen Pro­zess vom Druck über die Un­ter­schrift bis hin zum Rück­ver­sand von Ver­trä­gen per Post oder Fax. Dar­über hin­aus sind di­gi­ta­le Ver­trags­pro­zes­se ein­fa­cher zu ver­fol­gen. Dies hilft, Feh­ler zu vermeiden.

Kundenmeinung zum Vertragsmanagement

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Das Ver­trags­ma­nage­ment ist ein Bau­stein der d.velop life Sci­en­ces Lö­sungs­sui­te. Je­des Pro­dukt für sich ist schon leis­tungs­stark, ge­mein­sam ein­ge­setzt sind sie so­gar noch besser.

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Ob Ar­beits- / Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP’s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten oder an­de­re Do­ku­ment­ty­pen — alle er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben Sie di­gi­tal mit die­sem Modul.

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Er­wei­tern Sie das Mo­dul “Do­ku­men­ten­len­kung” um die ak­ti­ve Pla­nung und Pro­to­kol­lie­rung der Qua­li­fi­ka­tio­nen Ih­rer Mit­ar­bei­ter mit un­se­rem Schulungsmanagement.

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