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Behalten Sie den Überblick über Ihre Verträge. Lassen Sie sich über Stichtage wie Kündigungsmöglichkeiten oder Verlängerungsoptionen in einem mehrstufigen Verfahren erinnern. Geben Sie jedem Mitarbeiter digitalen Zugriff genau auf die Verträge, die für ihn relevant sind. Erstellen Sie neue Verträge auf Basis von Textbausteinen – immer in der aktuell freigegebenen Version.
Welche Vorzüge bietet Ihnen die Software Vertragsmanagement?
Digitale Verwaltung
Lassen Sie manuell geführte Vertragsordner der Vergangenheit angehören – Verwalten Sie diese stattdessen vollkommen digital.
Einfache Zugriffsberechtigung
Jeder Mitarbeiter hat einfachen Zugriff auf diejenigen Verträge, die für ihn relevant sind.
Verknüpfung zur Dokumentenlenkung
In Verbindung mit unserem Modul „gelenkte Dokumente“ erhalten Sie einen digitalen Prüf‑, Genehmigungs- und Freigabeumlauf.
Erhöhte Datensicherheit
Schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Handlungen nicht autorisierter Benutzer sowie vor zerstörerischen Kräften.
Überblick auf Knopfdruck
Behalten Sie den Überblick über Ihre Verträge und lassen Sie sich per Knopfdruck alle Verträge inkl. Metadaten anzeigen.
Automatische Systemerinnerung
Über Kündigungs- und andere Termine erinnert Sie das System automatisch an den dafür vordefinierten Tagen.
Zentrale Informationsplattform
Nutzen Sie d.velop documents (ehemals d.3ecm) als Ihre zentrale Informationsplattform auf der Sie Ihre gesamten Daten kurzfristig abrufen können.
Stetige Verfügbarkeit
Greifen Sie jederzeit auf Ihre Daten zu. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Ort Sie sich befinden.
Einige Features vom Vertragsmanagement
- Granulares Berechtigungssystem auf Vertragsebene
- Unterscheidung zwischen Anwender, Vertragssachbearbeiter und Fachadministrator
- Mehrstufige Erinnerungsfunktionen und Eskalationsmechanismen (Clearingstelle)
- Unterstützung beim Import von Bestandsverträgen (Klassifizierung, Scanning)
- Verwendung von Textbausteinen und Glossarfunktion
- Fristenkalender und Terminübersichten
- Unterstützung unterschiedlicher Laufzeitschemata (Befristung, automatische Verlängerung, Kündigungsfristen/-stichtage)
- Historienfunktion
- Automatische Bildung von Aktenstrukturen
Erhalten Sie einen ersten Überblick
Nutzen Sie Arbeitshilfen sowie Textbaustein- und Glossarfunktionen im Zuge der Erstellung Ihrer Verträge.
Zu jedem Dokument kann eine Vorschau innerhalb des flexibel anpassbaren Lesebereiches angezeigt werden. Hier können Sie das Dokument ansehen und die dazugehörigen Eigenschaften (z. B. Fristen) einsehen.
Bei Verwendung des Vertragsmanagements steht dieses Modul im Menüband mit der Bezeichnung „Vertragsmanagement“, in Abhängigkeit der Berechtigung, zur Verfügung. Dieses Menüband enthält sechs Funktionsgruppen, welche je nach Berechtigung des Anwenders angezeigt werden und zur Verfügung stehen:
- Informieren
- Suchen
- Fristenkalender
- Erstellen
- Administration
Der Vertragsstatus kann automatisch gruppiert werden. Hierbei können z.B. Verträge mit der ersten sowie zweiten Erinnerung voneinander unterschieden werden.
Auf Knopfdruck erhalten Sie eine Übersicht zu Fristen und bevorstehenden Termin in Bezug auf Ihre Verträge. Über die Schaltflächen “Nächsten 14 Tage”, “Nächsten 4 Wochen” oder z.B. “Nächsten 6 Monate” erhalten Sie umgehend eine Übersicht über bevorstehende To-Do’s und Termine zu Ihren Verträgen. Das System erinnert Sie automatisch über sämtliche Termine (ebenfalls Zustellung via E‑Mail möglich).
Wünschen Sie einen Live-WebCast zur Software?
Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen Live-Einblick in die Möglichkeiten des Vertragsmanagements anhand eines Musteranwendungsfalles. Erfahren Sie, wie Sie sich mittels der Lösungen der d.velop Life Sciences über Stichtage wie Kündigungsmöglichkeiten oder Verlängerungsoptionen in einem mehrstufigen Verfahren erinnern lassen können.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Vertragsmanagement
Sind digitalisierte Verträge für jeden Anwender sichtbar?
Welche Fristen lassen sich für einen Vertrag verwalten?
Wie werden Verträge in die Lösung eingebracht?
Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?
Welche Funktionen hat eine Vertragsmanagement-Software?
Um einen ersten Eindruck vom Funktionsumfang einer Vertragsmanagement-Software zu bekommen, werden im Folgenden einige wichtige Funktionen aufgeführt.
- Vertragserstellung: Mit Hilfe der Software können Anwender neue Verträge erstellen. Die Funktionen zur Vertragserstellung sind in der Regel sehr benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet, so dass die Dokumente sehr schnell erstellt werden können. Einige Softwarelösungen verfügen beispielsweise über Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen wichtige vordefinierte Elemente in den jeweiligen Vertrag eingefügt werden können.
- Suchfunktion: Im Laufe der Zeit sammelt sich in einem Unternehmen eine sehr große Anzahl von Verträgen an. Das Auffinden eines bestimmten Vertrages kann daher ein Problem sein. Mit einer Suchfunktion kann ein Benutzer die Vertragsdatenbank z.B. nach einem bestimmten Stichwort durchsuchen. Eine solche Suchfunktion kann sehr viel Zeit sparen.
- Vertragsbearbeitung: In einer Vertragsmanagement-Software können mehrere Mitarbeiter gemeinsam an Verträgen arbeiten. Dadurch können Verträge viel schneller erstellt werden. Die Benutzer können zum Beispiel Kommentare zu einem Vertrag hinzufügen.
- Vorlagen: In der Software können verschiedene Vorlagen zur Vertragserstellung hinterlegt werden. Dabei handelt es sich um eine Vorlage, die immer wieder verwendet werden kann und sozusagen als Grundgerüst verstanden werden kann. Die jeweilige Vorlage ist dann je nach individuellem Vertrag anzupassen.
- Vertragsdatenbank: Die oben beschriebene Vertragsdatenbank ermöglicht es, alle Verträge eines Unternehmens an einer zentralen Stelle zu speichern. Das vereinfacht die Verwaltung und verhindert, dass Verträge verloren gehen.
- Benachrichtigungen: Benutzer können bei bestimmten Anlässen benachrichtigt werden. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Stichtag für eine Kündigung erreicht wurde. Die entsprechende Person kann dann automatisch von der Software benachrichtigt werden.
- Auswertungen: Mit Hilfe einer Reporting-Funktion können übersichtliche Berichte erstellt werden, die einen Überblick über alle Verträge geben. So können beispielsweise alle Verträge aufgelistet werden, die demnächst auslaufen.
- Integrationen: Über Schnittstellen lassen sich Verbindungen zu anderen Softwarelösungen herstellen. So kann die Vertragsmanagement-Software beispielsweise an ein bestehendes ERP-System im Unternehmen angebunden werden.
- Genehmigungen: Oft müssen verschiedene Genehmigungen eingeholt werden, bevor ein Vertrag abgeschlossen werden kann. Mit Hilfe der Software können automatische Genehmigungsprozesse definiert werden.
Lassen sich Begriffsdefinitionen verwalten?
Können Textbausteine verwaltet werden?
Warum sollte eine professionelle Vertragsmanagement-Software eingesetzt werden?
- Mietverträge
- Wartungsverträge
- Dienstleistungsverträge
- Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen
- Kaufverträge
- Supportverträge
- Leasingverträge
Ist der Umstieg auf ein digitales Vertragsmanagement lohnenswert?
Welche Punkte sollten vor der Implementierung einer Vertragsmanagement-Software beachtet werden?
Kundenmeinung zum Vertragsmanagement
“Das Team der d.velop Life Science unterstützt uns seit Jahren, unsere Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. So konnten wir gemeinsam in den letzten Jahren das DMS, MQM und Vertragsmanagement erfolgreich in unserem Hause GMP-konform implementieren. An die positiven Erfahrungen mit dem Team der d.velop Life Science knüpfen wir gerne an und haben derzeit zahlreiche Projekte in Planung, die unsere Dokumentation digitaler, nachvollziehbarer und zentralisierter werden lässt. Die d.velop Life Science GmbH ist für uns ein starker und langfristiger Partner.”
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