Schulungsmanagement

Schulungsmanagement Software

»Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement«

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Er­wei­tern Sie das Mo­dul „Do­ku­men­ten­len­kung“ um die ak­ti­ve Pla­nung und Pro­to­kol­lie­rung der Qua­li­fi­ka­tio­nen Ih­rer Mit­ar­bei­ter. Die­se Auf­ga­be über­nimmt un­se­re Lö­sung „Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs­ma­nage­ment“. Le­gen Sie ver­schie­de­ne Qua­li­fi­ka­ti­ons­pro­fi­le (Soll-Qua­li­fi­ka­ti­on) an und ord­nen Sie die­sen die je­weils re­le­van­ten Do­ku­men­te zu. Pla­nen Sie in­di­vi­du­el­le Schu­lun­gen und Schu­lungs­maß­nah­men wie „Ge­le­sen und Ver­stan­den-Auf­ga­ben“, „Prä­senz­schu­lun­gen“ so­wie „Ex­ter­ne Schu­lun­gen“ und kom­bi­nie­ren Sie die­se mit der elek­tro­ni­schen Lern­kon­trol­le. Die Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix in­for­miert Sie da­bei auf Knopf­druck über den ak­tu­el­len Schu­lungs­stand Ih­rer Mit­ar­bei­ter an­hand von Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen (Ist-Qua­li­fi­ka­ti­on). Bei Be­darf be­steht eben­falls die Mög­lich­keit in­di­vi­du­el­le Schu­lungs­maß­nah­men und Wie­der­hol­rhyth­men für Ihre Schu­lun­gen an­zu­le­gen. Mit der elek­tro­ni­schen Lern­kon­trol­le ist das An­le­gen in­di­vi­du­el­ler Fra­gen­ka­ta­lo­ge mög­lich. So­wohl Rich­tig und Falsch als auch Mul­ti­ple Choice Auf­ga­ben kön­nen hier er­stellt wer­den. Nach er­folg­rei­cher Be­ar­bei­tung der Lern­kon­trol­le wird der Qua­li­fi­ka­ti­ons­stand Ih­rer Mit­ar­bei­ter au­to­ma­tisch ak­tua­li­siert und in der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix abgebildet.

Welche Vorteile bietet Ihnen die Schulungsmanagement Software?

Digitale Verwaltung 

Las­sen Sie ma­nu­ell ge­führ­te EX­CEL-Lis­ten zur Ab­bil­dung der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix der Ver­gan­gen­heit an­ge­hö­ren – Ver­wal­ten Sie die­se statt­des­sen voll­kom­men digital. 

Sicherstellung der Tätigkeit 

Stel­len Sie si­cher, dass nur nach­weis­lich er­folg­reich ge­schul­te Mit­ar­bei­ter die ent­spre­chen­de Tä­tig­keit ausüben. 

Erhöhte Datensicherheit 

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Individuelle Konfiguration 

Las­sen Sie die Mo­du­le nach Ih­ren Wün­schen und Vor­lie­ben kon­fi­gu­rie­ren um die Ein­ar­bei­tung Ih­rer Kol­le­gen zu erleichtern. 

Komfortable Auswertung 

Wer­ten Sie kom­for­ta­bel und fle­xi­bel Ih­ren Schu­lungs­stand aus­ge­hend von ei­nem Do­ku­ment, ei­nem Mit­ar­bei­ter oder ei­nem Qua­li­fi­ka­ti­ons­pro­fil aus. 

Verknüpfung zur Dokumentenlenkung 

Bei zu­sätz­li­chem Ein­satz un­se­res Mo­duls „Do­ku­men­ten­len­kung“ ge­ne­riert die Frei­ga­be ei­ner neu­en Do­ku­men­ten­re­vi­si­on au­to­ma­tisch die zu­ge­hö­ri­gen Schulungsaufgaben. 

Zentrale Informationsplattform 

Nut­zen Sie d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm) als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können. 

Stetige Verfügbarkeit 

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Einige Features vom Schulungsmanagement
  • Un­ter­stüt­zung von Do­ku­men­ten­schu­lun­gen, Prä­senz­schu­lun­gen und ex­ter­nen Schulungen
  • Op­tio­na­le Lern­er­folgs­kon­trol­le auf Ba­sis von Multiple-Choice-Tests
  • Kon­fi­gu­rier­ba­re Wiederholrhythmen
  • Au­to­ma­ti­sche Er­stel­lung von Schu­lungs­blät­tern und Teilnehmerlisten
  • Au­to­ma­ti­sche Zu­stel­lung der re­le­van­ten Do­ku­men­te bei Abteilungswechsel

Folgende Regularien wurden beim MQM berücksichtigt
  • ISO 9001:2015, Ka­pi­tel 7
  • ISO 13485:2016, Ka­pi­tel 6
  • EU-GMP Leit­fa­den Teil 1, Ka­pi­tel 2
  • EU-GMP Leit­fa­den Teil 2, Ka­pi­tel 3
  • Arz­nei­mit­tel- und Wirk­stoff­her­stel­lungs­ver­ord­nung (AMWHV) Ab­schnitt 2, §4
  • FDA 21 CFR 211 Sub­part B

Einige Features stellen wir Ihnen gerne schon vor
Abbildung eines Notebooks auf dem das Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement der d.velop Life Sciences abgebildet wird
Qua­li­fi­ka­ti­ons­sta­tus

Bei ei­ner Qua­li­fiak­ti­ons­ma­trix gibt es fol­gen­de Qualifikationsstatusanzeigen:

  • Der Mit­ar­bei­ter hat noch kei­nen Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­weis er­hal­ten. (rot)
  • Der Mit­ar­bei­ter be­sitzt ei­nen Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­weis für eine Vor­gän­ger­ver­si­on. (gelb)
  • Der Mit­ar­bei­ter hat ei­nen Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­weis er­hal­ten. (grün)
  • u.v.m.
Men­ü­band

Ist das Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs­ma­nage­ment ak­ti­viert, se­hen Sie als Mit­ar­bei­ter das Men­ü­band MQM mit ver­schie­de­nen Fil­tern und An­sich­ten für sämt­li­che Schulungen.

In die­sem Fall wird ein Bild der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix gezeigt. 

Qua­li­fi­ka­ti­ons­stand

Er­hal­ten Sie per Knopf­druck eine ak­tu­el­le Über­sicht über den Schu­lungs­stand ei­nes je­den Mit­ar­bei­ters so­wie über den Gesamtschulungsstand.

Schu­lungs­do­ku­men­te
Die Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix gibt Aus­kunft über den Soll-Schu­lungs­stand Ih­rer Mit­ar­bei­te­rIn­nen in Be­zug auf Do­ku­men­te, Zu­satz­qua­li­fi­ka­tio­nen, Blan­ko- und In­di­vi­dual­maß­nah­men und vi­sua­li­siert den Ist-Zustand. 

Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?

Er­hal­ten Sie in nur 45 Mi­nu­ten ei­nen Live-Ein­blick in die Mög­lich­kei­ten der Qua­li­fi­zie­rung von Mit­ar­bei­tern an­hand ei­nes Mus­ter­an­wen­dungs­fal­les. Er­fah­ren Sie, wie Sie mit­tels der Lö­sun­gen der d.velop Life Sci­en­ces Ihre in­di­vi­du­el­len Schu­lun­gen und Schu­lungs­maß­nah­men wie „Ge­le­sen und Ver­stan­den-Auf­ga­ben“, „Prä­senz­schu­lun­gen“ so­wie „Ex­ter­ne Schu­lun­gen“ pla­nen und wie Sie die­se mit der elek­tro­ni­schen Lern­kon­trol­le kombinieren.

Zum Live-Web­Cast

33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit d.velop LS

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der d.velop Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Zu den Gründen

Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement

Im Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs-Ma­nage­ment sind un­ter­schied­li­che Rol­len de­fi­niert. Über die­se Rol­len ist der Zu­griff auf die Qua­li­fi­ka­ti­ons­da­ten be­grenzt. Ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter kön­nen nur ihre ei­ge­ne Qua­li­fi­ka­ti­on einsehen.
Nach Frei­ga­be ei­nes Do­ku­ments er­hal­ten die re­le­van­ten Schu­lungs­ver­ant­wort­li­chen eine Auf­ga­be, das Do­ku­ment den Mit­ar­bei­ter­pro­fi­len zu­zu­ord­nen, die auf das Do­ku­ment ge­schult wer­den müs­sen. Nach Zu­ord­nung er­hal­ten die­se Mit­ar­bei­ter eine Schulungsaufgabe.
Das Do­ku­ment kann zur Kennt­nis­nah­me über­sandt (in­for­ma­tiv) wer­den oder als Ge­le­sen-Ver­stan­den-Auf­ga­be mit Be­stä­ti­gung des Ver­ständ­nis­ses durch Ein­ga­be der elek­tro­ni­schen Si­gna­tur. Zu­sätz­lich ist die Hin­ter­le­gung ei­nes Fra­gen­ka­ta­logs und eine Prä­senz­schu­lung möglich.
Sie kon­fi­gu­rie­ren, dass ein Be­tei­lig­ter am Do­ku­men­ten­um­lauf ei­nen Fra­gen­ka­ta­log zum Do­ku­ment er­stellt. Es kön­nen Mul­ti­ple-Choice Fra­gen und Fra­gen mit Ja/Nein Ant­wort an­ge­legt wer­den. Wäh­len Sie op­tio­nal aus, wie vie­le der Fra­gen nach dem Zu­falls­prin­zip an­ge­zeigt wer­den und wie vie­le der Mit­ar­bei­ter rich­tig be­ant­wor­ten muss, um sei­nen Schu­lungs­nach­weis zu erhalten.
Sind in ei­nem Pro­fil Mit­ar­bei­ter ent­hal­ten, die kei­nen Sys­tem-Zu­gang ha­ben (Off­line-User) er­hält der Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che eine Auf­ga­be, die Schu­lung als Prä­senz­schu­lung zu pla­nen. Die  Schu­lungs­un­ter­la­gen sind der Auf­ga­be zum Aus­druck an­ge­han­gen. Nach er­folg­ter Schu­lung wer­den sie mit Un­ter­schrif­ten zu­rück­ge­ge­ben. Über den auf­ge­druck­ten Code wird die Schu­lung im Sys­tem als ab­sol­viert ein­ge­tra­gen und die Mit­ar­bei­ter er­hal­ten den Schu­lungs­nach­weis eingetragen.
In­ner­halb des Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs-Ma­nage­ments sind ver­schie­de­ne Wie­der­hol­rhyth­men mög­lich (z.B. jähr­lich, alle zwei Jah­re …). In der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix wird farb­lich mar­kiert, wenn ein Nach­weis nicht im ak­tu­el­len Zeit­raum er­bracht wurde.
Der ak­tu­el­le Schu­lungs­stand wird in ei­ner Ma­trix dar­ge­stellt, in der die Nach­wei­se mit far­bi­gen Sym­bo­len an­ge­zeigt wird. Die Über­sicht ist je Mit­ar­bei­ter­pro­fil und je Mit­ar­bei­ter ver­füg­bar. Die ei­ge­ne Ma­trix kann der Mit­ar­bei­ter selbst einsehen.
Zu­satz­qua­li­fi­ka­tio­nen wie z. B. zum Da­ten­schutz, Hy­gie­ne Kennt­nis­se und an­de­re, die sich nicht auf ein QM Do­ku­ment be­zie­hen, wer­den als Zu­satz­qua­li­fi­ka­ti­on an­ge­legt. Die­se wer­den vom MQM-Fach­ver­ant­wort­li­chen an­ge­legt und den Mit­ar­bei­tern bzw. Pro­fi­len zu­ge­ord­net. Hier kön­nen auch Blan­ko­schu­lun­gen (z. B. Fort­bil­dung) er­fasst wer­den, die spä­ter durch eine kon­kre­te Qua­li­fi­ka­ti­on aus­ge­tauscht werden.
Das Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs-Ma­nage­ment ver­fügt über ei­nen ei­ge­nen Au­dit­Trail. Hier wer­den Än­de­run­gen zu Fra­ge­bö­gen, Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und ‑pro­fi­len so­wie zu Schu­lun­gen dokumentiert.
Für die Ab­sol­vie­rung von E‑Learnings bie­ten wir eine Web-ba­sier­te Platt­form zur Ver­fü­gung, über die E‑­Lear­ning-In­hal­te be­reit­ge­stellt und Mit­ar­bei­tern zu­ge­ord­net wer­den. Nach Ab­schluss der in­ter­ak­ti­ven Ver­ständ­nis­kon­trol­le er­hält der Mit­ar­bei­ter ei­nen Schu­lungs­nach­weis. Im nächs­ten Schritt wer­den E‑Learnings in das Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs-Ma­nage­ment in­te­griert werden.

Kundenmeinung zur Dokumentenlenkung

zur Re­fe­renz­über­sicht

„Vor Jah­ren ha­ben wir den Sta­tus von Do­ku­men­ten wie Ar­beits­an­wei­sun­gen, Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und Char­gen­be­rich­te noch mit ei­ner Ac­cess Da­ten­bank bzw. auf Pa­pier nach­ge­hal­ten. Es war al­ler­dings viel Ar­beit, die Do­ku­men­te ak­tu­ell zu hal­ten und re­vi­si­ons­si­cher zu ver­wal­ten. 2012 sind wir auf die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung der d.velop Life Sci­en­ces um­ge­stie­gen, das war ein Quan­ten­sprung. Heu­te kön­nen wir Do­ku­men­te viel schnel­ler er­stel­len, fin­den, be­ar­bei­ten und ab­stim­men. Das spart Ar­beits­zeit und Kosten.“

Björn Box­ham­merLei­tung Qua­li­täts­si­che­rung & IT (Ho­möo­pa­thi­sches La­bo­ra­to­ri­um Alex­an­der Pflü­ger GmbH & Co. KG)
Björn Boxhammer

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Ob Ar­beits- / Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP’s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten oder an­de­re Do­ku­ment­ty­pen — alle er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben Sie di­gi­tal mit der Soft­ware Dokumentenlenkung.

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