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Erweitern Sie das Modul „Dokumentenlenkung“ um die aktive Planung und Protokollierung der Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter. Diese Aufgabe übernimmt unsere Lösung „Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement“. Legen Sie verschiedene Qualifikationsprofile (Soll-Qualifikation) an und ordnen Sie diesen die jeweils relevanten Dokumente zu. Planen Sie individuelle Schulungen und Schulungsmaßnahmen wie „Gelesen und Verstanden-Aufgaben“, „Präsenzschulungen“ sowie „Externe Schulungen“ und kombinieren Sie diese mit der elektronischen Lernkontrolle. Die Qualifikationsmatrix informiert Sie dabei auf Knopfdruck über den aktuellen Schulungsstand Ihrer Mitarbeiter anhand von Qualifikationsnachweisen (Ist-Qualifikation). Bei Bedarf besteht ebenfalls die Möglichkeit individuelle Schulungsmaßnahmen und Wiederholrhythmen für Ihre Schulungen anzulegen. Mit der elektronischen Lernkontrolle ist das Anlegen individueller Fragenkataloge möglich. Sowohl Richtig und Falsch als auch Multiple Choice Aufgaben können hier erstellt werden. Nach erfolgreicher Bearbeitung der Lernkontrolle wird der Qualifikationsstand Ihrer Mitarbeiter automatisch aktualisiert und in der Qualifikationsmatrix abgebildet.
Welche Vorteile bietet Ihnen die Schulungsmanagement Software?
Digitale Verwaltung
Lassen Sie manuell geführte EXCEL-Listen zur Abbildung der Qualifikationsmatrix der Vergangenheit angehören – Verwalten Sie diese stattdessen vollkommen digital.
Sicherstellung der Tätigkeit
Stellen Sie sicher, dass nur nachweislich erfolgreich geschulte Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit ausüben.
Erhöhte Datensicherheit
Schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Handlungen nicht autorisierter Benutzer sowie vor zerstörerischen Kräften.
Individuelle Konfiguration
Lassen Sie die Module nach Ihren Wünschen und Vorlieben konfigurieren um die Einarbeitung Ihrer Kollegen zu erleichtern.
Komfortable Auswertung
Werten Sie komfortabel und flexibel Ihren Schulungsstand ausgehend von einem Dokument, einem Mitarbeiter oder einem Qualifikationsprofil aus.
Verknüpfung zur Dokumentenlenkung
Bei zusätzlichem Einsatz unseres Moduls „Dokumentenlenkung“ generiert die Freigabe einer neuen Dokumentenrevision automatisch die zugehörigen Schulungsaufgaben.
Zentrale Informationsplattform
Nutzen Sie das d.3ecm System als Ihre zentrale Informationsplattform auf der Sie Ihre gesamten Daten kurzfristig abrufen können.
Stetige Verfügbarkeit
Greifen Sie jederzeit auf Ihre Daten zu. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Ort Sie sich befinden.
Einige Features vom Schulungsmanagement
- Unterstützung von Dokumentenschulungen, Präsenzschulungen und externen Schulungen
- Optionale Lernerfolgskontrolle auf Basis von Multiple-Choice-Tests
- Konfigurierbare Wiederholrhythmen
- Automatische Erstellung von Schulungsblättern und Teilnehmerlisten
- Automatische Zustellung der relevanten Dokumente bei Abteilungswechsel
Folgende Regularien wurden beim MQM berücksichtigt
- ISO 9001:2015, Kapitel 7
- ISO 13485:2016, Kapitel 6
- EU-GMP Leitfaden Teil 1, Kapitel 2
- EU-GMP Leitfaden Teil 2, Kapitel 3
- Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV) Abschnitt 2, §4
- FDA 21 CFR 211 Subpart B
Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?
Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen Live-Einblick in die Möglichkeiten der Qualifizierung von Mitarbeitern anhand eines Musteranwendungsfalles. Erfahren Sie, wie Sie mittels der Lösungen der d.velop Life Sciences Ihre individuellen Schulungen und Schulungsmaßnahmen wie „Gelesen und Verstanden-Aufgaben“, „Präsenzschulungen“ sowie „Externe Schulungen“ planen und wie Sie diese mit der elektronischen Lernkontrolle kombinieren.
33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit d.velop LS
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement
Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer Einblick in die Schulungsübersichten haben?
Im Mitarbeiter-Qualifizierungs-Management sind unterschiedliche Rollen definiert. Über diese Rollen ist der Zugriff auf die Qualifikationsdaten begrenzt. Einzelne Mitarbeiter können nur ihre eigene Qualifikation einsehen.
Wie erfolgt die Zuordnung von Dokumenten auf Abteilungen und Mitarbeiter?
Nach Freigabe eines Dokuments erhalten die relevanten Schulungsverantwortlichen eine Aufgabe, das Dokument den Mitarbeiterprofilen zuzuordnen, die auf das Dokument geschult werden müssen. Nach Zuordnung erhalten diese Mitarbeiter eine Schulungsaufgabe.
Welche Schulungsarten werden unterstützt?
Das Dokument kann zur Kenntnisnahme übersandt (informativ) werden oder als Gelesen-Verstanden-Aufgabe mit Bestätigung des Verständnisses durch Eingabe der elektronischen Signatur. Zusätzlich ist die Hinterlegung eines Fragenkatalogs und eine Präsenzschulung möglich.
Lässt sich das Verständnis zu einem Dokument prüfen?
Sie konfigurieren, dass ein Beteiligter am Dokumentenumlauf einen Fragenkatalog zum Dokument erstellt. Es können Multiple-Choice Fragen und Fragen mit Ja/Nein Antwort angelegt werden. Wählen Sie optional aus, wie viele der Fragen nach dem Zufallsprinzip angezeigt werden und wie viele der Mitarbeiter richtig beantworten muss, um seinen Schulungsnachweis zu erhalten.
Wie werden Mitarbeiter geschult, die keine Zugang zum digitalen QM-System haben?
Sind in einem Profil Mitarbeiter enthalten, die keinen System-Zugang haben (Offline-User) erhält der Schulungsverantwortliche eine Aufgabe, die Schulung als Präsenzschulung zu planen. Die Schulungsunterlagen sind der Aufgabe zum Ausdruck angehangen. Nach erfolgter Schulung werden sie mit Unterschriften zurückgegeben. Über den aufgedruckten Code wird die Schulung im System als absolviert eingetragen und die Mitarbeiter erhalten den Schulungsnachweis eingetragen.
Lassen sich Schulungen periodisch wiederholen?
Innerhalb des Mitarbeiter-Qualifizierungs-Managements sind verschiedene Wiederholrhythmen möglich (z.B. jährlich, alle zwei Jahre …). In der Qualifikationsmatrix wird farblich markiert, wenn ein Nachweis nicht im aktuellen Zeitraum erbracht wurde.
Wie lässt sich der Schulungsstand überblicken?
Der aktuelle Schulungsstand wird in einer Matrix dargestellt, in der die Nachweise mit farbigen Symbolen angezeigt wird. Die Übersicht ist je Mitarbeiterprofil und je Mitarbeiter verfügbar. Die eigene Matrix kann der Mitarbeiter selbst einsehen.
Können auch dokumentenunabhängige Schulungen verwaltet werden?
Zusatzqualifikationen wie z. B. zum Datenschutz, Hygiene Kenntnisse und andere, die sich nicht auf ein QM Dokument beziehen, werden als Zusatzqualifikation angelegt. Diese werden vom MQM-Fachverantwortlichen angelegt und den Mitarbeitern bzw. Profilen zugeordnet. Hier können auch Blankoschulungen (z. B. Fortbildung) erfasst werden, die später durch eine konkrete Qualifikation ausgetauscht werden.
Werden Änderungen am Mitarbeiter-Qualifizierungs-Management (MQM) dokumentiert?
Das Mitarbeiter-Qualifizierungs-Management verfügt über einen eigenen AuditTrail. Hier werden Änderungen zu Fragebögen, Qualifikationsnachweisen und ‑profilen sowie zu Schulungen dokumentiert.
Lassen sich über das MQM auch E‑Learnings verwalten?
Für die Absolvierung von E‑Learnings bieten wir eine Web-basierte Plattform zur Verfügung, über die E‑Learning-Inhalte bereitgestellt und Mitarbeitern zugeordnet werden. Nach Abschluss der interaktiven Verständniskontrolle erhält der Mitarbeiter einen Schulungsnachweis. Im nächsten Schritt werden E‑Learnings in das Mitarbeiter-Qualifizierungs-Management integriert werden.
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