Digitale Personalakte

Ver­wal­ten Sie Ihre Be­wer­bungs­un­ter­la­gen, Zeug­nis­se, Ur­laubs­an­trä­ge, Be­schei­ni­gun­gen u.v.m. mit­tels der di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te der d.velop Life Sci­en­ces. Be­schleu­ni­gen Sie die Ab­wick­lung täg­lich statt­fin­den­der Pro­zes­se der Per­so­nal­ab­tei­lung und re­du­zie­ren Sie da­mit ein­her­ge­hend die Per­so­nal­kos­ten Ih­res Un­ter­neh­mens. Sor­gen Sie da­für, dass aus­schließ­lich vor­de­fi­nier­te Per­so­nen die Be­rech­ti­gung er­hal­ten, ent­spre­chen­de Per­so­nal­do­ku­men­te ein­se­hen zu kön­nen und ga­ran­tie­ren Sie dar­über hin­aus ei­nen fort­lau­fend ak­tu­el­len Stand der Personalakte.

Welche Vorteile bietet Ihnen die Software Digitale Personalakte?

Digitale Verwaltung

Be­wer­bungs­un­ter­la­gen, Zeug­nis­se, Ur­laubs­an­trä­ge, Be­schei­ni­gun­gen u.v.m. spei­chern Sie digital.

Vorerfassung

Er­fas­sen Sie ent­spre­chen­de Me­ta­da­ten vor­her und scan­nen Sie die Do­ku­men­te im Nachgang.

Erhöhte Datensicherheit

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Individuelle Konfiguration

Las­sen Sie die Mo­du­le nach Ih­ren Wün­schen und Vor­lie­ben kon­fi­gu­rie­ren um die Ein­ar­bei­tung Ih­rer Kol­le­gen zu erleichtern. 

Fokussierung auf Kerngeschäft

Spa­ren Sie sich die Zeit zum Su­chen von Per­so­nal­do­ku­men­ten und fo­kus­sie­ren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.

Transparenz

Sor­gen Sie für eine Stei­ge­rung der Trans­pa­renz Ih­rer Per­so­nal­pro­zes­se und ha­ben Sie Ihre Auf­ga­ben im­mer im Blick.

Zentrale Informationsplattform

Nut­zen Sie das d.3ecm Sys­tem als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können.

Stetige Verfügbarkeit

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Einige Eigenschaften die unsere Softwarelösung abdeckt

Regulatorische Anforderungen von der Digitalen Personalakte

33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit d.velop LS

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der d.velop Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Digitalen Personalakte

Ak­ten wer­den im d.3ecm über ei­nen Ak­ten­plan für Do­ku­men­te mit glei­chen At­tri­but­wer­ten angelegt.
Über die Ad­mi­nis­tra­ti­on wird fest­ge­legt, wel­che Mit­ar­bei­ter Per­so­nal­do­ku­men­te se­hen und/oder be­ar­bei­ten dür­fen. Dar­über hin­aus wird über ein Tä­tig­keits­pro­fil der Be­reich ‚Per­so­nal‘ nur für be­rech­tig­te Be­nut­zer angezeigt.
Der Ar­beit­ge­ber kann ent­schei­den, ob er eine tra­di­tio­nel­le Pa­pier­ak­te oder eine mo­der­ne­re di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te füh­ren möch­te. Der Ge­setz­ge­ber hat dies nicht ge­re­gelt und un­ter­schei­det nicht zwi­schen den bei­den Ar­ten. Wich­tig ist nur, dass die Da­tei vor dem Zu­griff un­be­fug­ter Drit­ter ge­schützt ist und der Zu­griff nur für ei­nen be­grenz­ten Per­so­nen­kreis er­mög­licht wird. Bei der klas­si­schen Pa­pier­ab­la­ge kann dies durch Ein­schlie­ßen in se­pa­ra­ten Räu­men oder in Schrän­ken bzw. Tre­so­ren ge­sche­hen. Nur die ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen dür­fen dann ei­nen Schlüs­sel ha­ben. Bei di­gi­ta­len Da­tei­en kann der glei­che Ef­fekt durch den Ein­satz ver­schie­de­ner tech­ni­scher Ge­rä­te und spe­zi­el­ler Soft­ware er­reicht wer­den. Zum Bei­spiel ist es mög­lich, ei­nen Pass­wort­schutz zu im­ple­men­tie­ren. Die ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen kön­nen auf un­ter­schied­li­che Wei­se er­füllt wer­den. So ist es zum Bei­spiel ein­fa­cher, nur be­stimm­te Tei­le ei­ner Da­tei sicht­bar zu ma­chen und da­mit den Mit­ar­bei­ter best­mög­lich zu schüt­zen. Dies ist bei Pa­pier­da­tei­en schwie­ri­ger. Aus rein recht­li­cher Sicht gel­ten je­doch für Pa­pier­ak­ten die glei­chen An­for­de­run­gen wie für di­gi­ta­le Personalakten.
Prin­zi­pi­ell kön­nen Pa­pier­do­ku­men­te ver­nich­tet wer­den, so­bald sie ge­scannt wur­den. Dies ist ei­ner der gro­ßen Vor­tei­le ei­ner Per­so­nal­ak­te: Sie spa­ren Platz und Res­sour­cen, da nicht alle Do­ku­men­te in Pa­pier­form auf­be­wahrt wer­den müs­sen.  Es ist je­doch rat­sam, ei­ni­ge Do­ku­men­te auf­zu­be­wah­ren. Dies ist im­mer dann der Fall, wenn es sich um Ori­gi­nal­do­ku­men­te mit Un­ter­schrif­ten han­delt, wie z. B. ei­nen Ar­beits­ver­trag. Das Vor­han­den­sein des Ori­gi­nals kann ins­be­son­de­re bei Ge­richts­ver­fah­ren von Vor­teil sein. Gleich­zei­tig bie­tet die Di­gi­ta­li­sie­rung Schutz für den Fall, dass das Ori­gi­nal ver­lo­ren geht. Bei an­de­ren Do­ku­men­ten ist die Ver­nich­tung pro­blem­los mög­lich. Es gibt je­doch auch be­stimm­te Punk­te, die zu be­rück­sich­ti­gen sind. Da in den meis­ten Do­ku­men­ten per­sön­li­che Da­ten ent­hal­ten sein wer­den, reicht es nicht aus, sie in ei­nen Pa­pier­con­tai­ner zu wer­fen. Auch hier ist dar­auf zu ach­ten, dass kei­ne un­be­fug­ten Per­so­nen Zu­griff dar­auf er­hal­ten kön­nen. In der Pra­xis kann dies durch Schred­dern si­cher­ge­stellt wer­den. Hier­für ist ein spe­zi­el­ler Ak­ten­ver­nich­ter er­for­der­lich. Beim Kauf der Ma­schi­ne muss dar­auf ge­ach­tet wer­den, dass das Pa­pier in sehr klei­ne Par­ti­kel ge­schnit­ten wird. Erst wenn es kei­ne wei­te­ren Quer­ver­wei­se auf die Do­ku­men­te gibt, kön­nen die ver­trau­li­chen Do­ku­men­te si­cher mit den an­de­ren in den Pa­pier­korb ge­legt und ent­sorgt werden.
Das Per­so­nal­ma­nage­ment im d.velop life sci­en­ces cli­ent un­ter­stützt das Vor­bu­chen von Per­so­nal­un­ter­la­gen. Für die Do­ku­men­te wer­den die Ei­gen­schaf­ten (At­tri­bu­te) im Ar­chiv er­fasst und op­tio­nal ein Bar­code-Eti­kett aus­ge­druckt wer­den. Liegt das Do­ku­ment vor, wird es über den Bar­code oder den Im­port dem Da­ten­satz zugeordnet.
Vom Per­so­nal­ma­nage­ment wer­den die Bar­code­ty­pen ‚PDF417‘, ‚Barcode128‘ und ‚Barcode39‘ un­ter­stützt. Der Bar­code­typ kann kun­den­spe­zi­fisch ein­ge­stellt werden.
Ar­beit­ge­ber ha­ben bei der Ver­wal­tung ih­rer Per­so­nal­ak­ten ei­nen gro­ßen Spiel­raum, da kei­ne ge­setz­li­che Ver­pflich­tung be­steht. Sie kön­nen sich da­für ent­schei­den, tra­di­tio­nel­le Pa­pier­ak­ten zu be­hal­ten, aber sie kön­nen sie auch di­gi­ta­li­sie­ren oder sich für bei­des ent­schei­den. Wenn nicht alle Pa­pier­do­ku­men­te ge­scannt wur­den, muss je­weils auf den an­de­ren Teil der Akte ver­wie­sen wer­den. Nur so kann si­cher­ge­stellt wer­den, dass der Mit­ar­bei­ter im Rah­men sei­nes Ein­sichts­rechts auch nach­voll­zie­hen kann, was wo und in wel­cher Form auf­be­wahrt wird. So­lan­ge die­ser Hin­weis vor­han­den ist, müs­sen auch die bis­he­ri­gen Pa­pier­ak­ten nicht ein­ge­scannt wer­den, so dass die Akte ein­fach di­gi­tal wei­ter­ge­führt wer­den kann. Aus Grün­den der Über­sicht­lich­keit und auch zur Er­leich­te­rung des Ein­sichts­rechts des Mit­ar­bei­ters wird je­doch ein voll­stän­di­ger Scan emp­foh­len. Aus recht­li­cher Sicht ist es wich­tig, dass bei­de Spei­cher­ar­ten die Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen in Be­zug auf die dar­in ent­hal­te­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten be­rück­sich­ti­gen. Zum Bei­spiel soll­ten bei­de Ty­pen so ge­si­chert wer­den, dass nur au­to­ri­sier­te Per­so­nen dar­auf zu­grei­fen kön­nen. Wenn die Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen in je­dem Fall ein­ge­hal­ten wer­den, kön­nen die Ak­ten je­doch so­wohl in Pa­pier- als auch in di­gi­ta­ler Form auf­be­wahrt werden.

Das könnte Ihnen auch gefallen …

Die Di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te ist ein Bau­stein der d.velop life Sci­en­ces Lö­sungs­sui­te. Je­des Pro­dukt für sich ist schon leis­tungs­stark, ge­mein­sam ein­ge­setzt sind sie so­gar noch besser.

Emblem für die Softwarelösung Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung

Ob Ar­beits- / Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP’s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten oder an­de­re Do­ku­ment­ty­pen — alle er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben Sie di­gi­tal mit die­sem Modul.

Emblem für die Softwarelösung Schulungsmanagement

Schulungsmanagement

Er­wei­tern Sie das Mo­dul “Do­ku­men­ten­len­kung” um die ak­ti­ve Pla­nung und Pro­to­kol­lie­rung der Qua­li­fi­ka­tio­nen Ih­rer Mit­ar­bei­ter mit un­se­rem Schulungsmanagement.

Emblem für die Softwarelösung QM-Workflows

QM-Workflows (Complaint | DC | CAPA | CC)

Di­gi­ta­li­sie­ren Sie Ihre ISO-Pro­zes­se. Steu­ern Sie Ihre pro­duk­ti­ons­be­glei­ten­den QM-Pro­zes­se mit­tels di­gi­ta­ler Workflows.

Schnellkontakt

Sie ha­ben eine Fra­ge zur Di­gi­ta­len Personalakte? 
Un­ser Ver­triebs­team hilft Ih­nen zeit­nah und ger­ne weiter.