Digitale Personalakte

Ak­ten wer­den im d.3ecm über ei­nen Ak­ten­plan für Do­ku­men­te mit glei­chen At­tri­but­wer­ten angelegt.

Über die Ad­mi­nis­tra­ti­on wird fest­ge­legt, wel­che Mit­ar­bei­ter Per­so­nal­do­ku­men­te se­hen und/oder be­ar­bei­ten dür­fen. Dar­über hin­aus wird über ein Tä­tig­keits­pro­fil der Be­reich ‚Per­so­nal‘ nur für be­rech­tig­te Be­nut­zer angezeigt.

Der Ar­beit­ge­ber kann ent­schei­den, ob er eine tra­di­tio­nel­le Pa­pier­ak­te oder eine mo­der­ne­re di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te füh­ren möch­te. Der Ge­setz­ge­ber hat dies nicht ge­re­gelt und un­ter­schei­det nicht zwi­schen den bei­den Ar­ten. Wich­tig ist nur, dass die Da­tei vor dem Zu­griff un­be­fug­ter Drit­ter ge­schützt ist und der Zu­griff nur für ei­nen be­grenz­ten Per­so­nen­kreis er­mög­licht wird. Bei der klas­si­schen Pa­pier­ab­la­ge kann dies durch Ein­schlie­ßen in se­pa­ra­ten Räu­men oder in Schrän­ken bzw. Tre­so­ren ge­sche­hen. Nur die ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen dür­fen dann ei­nen Schlüs­sel ha­ben. Bei di­gi­ta­len Da­tei­en kann der glei­che Ef­fekt durch den Ein­satz ver­schie­de­ner tech­ni­scher Ge­rä­te und spe­zi­el­ler Soft­ware er­reicht wer­den. Zum Bei­spiel ist es mög­lich, ei­nen Pass­wort­schutz zu im­ple­men­tie­ren. Die ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen kön­nen auf un­ter­schied­li­che Wei­se er­füllt wer­den. So ist es zum Bei­spiel ein­fa­cher, nur be­stimm­te Tei­le ei­ner Da­tei sicht­bar zu ma­chen und da­mit den Mit­ar­bei­ter best­mög­lich zu schüt­zen. Dies ist bei Pa­pier­da­tei­en schwie­ri­ger. Aus rein recht­li­cher Sicht gel­ten je­doch für Pa­pier­ak­ten die glei­chen An­for­de­run­gen wie für di­gi­ta­le Personalakten.

Prin­zi­pi­ell kön­nen Pa­pier­do­ku­men­te ver­nich­tet wer­den, so­bald sie ge­scannt wur­den. Dies ist ei­ner der gro­ßen Vor­tei­le ei­ner Per­so­nal­ak­te: Sie spa­ren Platz und Res­sour­cen, da nicht alle Do­ku­men­te in Pa­pier­form auf­be­wahrt wer­den müs­sen.  Es ist je­doch rat­sam, ei­ni­ge Do­ku­men­te auf­zu­be­wah­ren. Dies ist im­mer dann der Fall, wenn es sich um Ori­gi­nal­do­ku­men­te mit Un­ter­schrif­ten han­delt, wie z. B. ei­nen Ar­beits­ver­trag. Das Vor­han­den­sein des Ori­gi­nals kann ins­be­son­de­re bei Ge­richts­ver­fah­ren von Vor­teil sein. Gleich­zei­tig bie­tet die Di­gi­ta­li­sie­rung Schutz für den Fall, dass das Ori­gi­nal ver­lo­ren geht. Bei an­de­ren Do­ku­men­ten ist die Ver­nich­tung pro­blem­los mög­lich. Es gibt je­doch auch be­stimm­te Punk­te, die zu be­rück­sich­ti­gen sind. Da in den meis­ten Do­ku­men­ten per­sön­li­che Da­ten ent­hal­ten sein wer­den, reicht es nicht aus, sie in ei­nen Pa­pier­con­tai­ner zu wer­fen. Auch hier ist dar­auf zu ach­ten, dass kei­ne un­be­fug­ten Per­so­nen Zu­griff dar­auf er­hal­ten kön­nen. In der Pra­xis kann dies durch Schred­dern si­cher­ge­stellt wer­den. Hier­für ist ein spe­zi­el­ler Ak­ten­ver­nich­ter er­for­der­lich. Beim Kauf der Ma­schi­ne muss dar­auf ge­ach­tet wer­den, dass das Pa­pier in sehr klei­ne Par­ti­kel ge­schnit­ten wird. Erst wenn es kei­ne wei­te­ren Quer­ver­wei­se auf die Do­ku­men­te gibt, kön­nen die ver­trau­li­chen Do­ku­men­te si­cher mit den an­de­ren in den Pa­pier­korb ge­legt und ent­sorgt werden.