Un­ser Fir­men­bei­spiel ist die Mus­ter­mann GmbH. Das letz­te in­ter­ne Au­dit in der Pro­duk­ti­ons­ab­tei­lung führ­te zu not­wen­di­gen Än­de­run­gen und Ver­bes­se­run­gen im War­tungs­pro­zess. In die­sem Fall ist Er­win Er­stel­ler für die­sen Pro­zess ver­ant­wort­lich. Das Do­ku­men­ten­kon­troll­sys­tem des Un­ter­neh­mens legt ge­nau fest, wel­che Schrit­te das Do­ku­ment durch­lau­fen muss, be­vor die neue Ver­si­on ver­öf­fent­licht wird. Die Be­schrei­bung des Pfle­ge­pro­zes­ses ist als 4‑s­tüf­gies-Do­ku­ment de­fi­niert und durch­läuft da­her die fol­gen­den Arbeitsschritte:

1. Erstellen/Überarbeiten
2. Prü­fen
3. Ge­neh­mi­gen
4. Frei­ge­ben
5. Schu­len
6. In­kraft­set­zen

Er­win Er­stel­ler er­stellt ein neu­es Do­ku­ment auf Ba­sis ei­ner Vor­la­ge oder ei­nes be­stehen­den Do­ku­ments oder er­stellt eine neue Ver­si­on ei­ner z. B. be­reits vor­han­de­nen SOP. Na­tür­lich kann er auch meh­re­re Be­ar­bei­ter in den Er­stel­lungs­pro­zess in­vol­vie­ren. Nach der Er­stel­lung oder der Än­de­rung des Do­ku­men­tes legt Er­win Er­stel­ler den Do­ku­men­ten­um­lauf (Prü­fung, Ge­neh­mi­gung und Frei­ga­be) fest und schließt sei­ne Be­ar­bei­tung ab. Durch das Work­flow­sys­tem wird das Do­ku­ment den zu­stän­di­gen Prü­fer (ein oder meh­re­re) au­to­ma­tisch wei­ter­ge­lei­tet, der eine ent­spre­chen­de Auf­ga­be erhält.

In die­sem Schritt fin­det die in­halt­li­che Prü­fung statt. Paul Prü­fer, der ver­ant­wort­li­che Prü­fer des Do­ku­men­tes, öff­net sei­ne Auf­ga­be und stu­diert den In­halt des ihm zu­ge­stell­ten Do­ku­men­tes. Er hat die Mög­lich­keit dem Do­ku­ment zu­zu­stim­men und es so­mit in den wei­te­ren Len­kungs­schritt zu über­ge­ben oder das Do­ku­ment ab­zu­leh­nen, mit Kommentaren/Anmerkungen/Änderungswünschen zu ver­se­hen und zu­rück an Er­win Er­stel­ler zu lei­ten. Zu­dem kön­nen zum Do­ku­ment Rück­fra­gen ge­stellt wer­den. Wird dem Do­ku­ment zu­ge­stimmt wird die­ses an Ge­rold Ge­neh­mi­ger weitergeleitet.

Im Zuge der Ge­neh­mi­gung hat Ge­rold Ge­neh­mi­ger die glei­chen Möglichkeiten/Funktionen wie Paul Prü­fer. Ent­deckt er Form­feh­ler oder müs­sen all­ge­mein not­wen­di­ge Kor­rek­tu­ren vor­ge­nom­men wer­den kann er sei­ne Kom­men­ta­re er­gän­zen und das Do­ku­ment an den Er­stel­ler zu­rück­lei­ten. Stimmt Ge­rold Ge­neh­mi­ger dem Do­ku­ment zu wird die­se zur Frei­ga­be an Fried­rich Frei­ge­ber versandt.

Der Ab­tei­lungs­lei­ter Fried­rich Frei­ge­ber ist für die Frei­ga­be des Do­ku­men­tes oder der neu­en Re­vi­si­on ver­ant­wort­lich. Soll­te es kei­ne Ein­wän­de ge­ben be­stä­tigt er die Frei­ga­be mit­tels di­gi­ta­ler Si­gna­tur und schließt den Work­flow für das Do­ku­ment als sol­ches ab. In der Frei­ga­be kann Fried­rich Frei­ge­ber Gül­tig­keits­da­ten wie z. B. gül­tig ab, gül­tig bis (pe­ri­odi­sche Prü­fung) in Be­zug auf das Do­ku­ment fest­le­gen und, u. a., Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che definieren.

Mit der Frei­ga­be ei­nes neu­en Do­ku­men­tes oder ei­ner neu­en Re­vi­si­on wird ein Schu­lungs­be­darf ge­ne­riert. Sämt­li­che Mit­ar­bei­ter, die die­ses Do­ku­ment ken­nen müs­sen, er­hal­ten eine Schu­lungs­auf­ga­be in­ner­halb des Sys­tems. Die au­to­ma­tisch ge­bil­de­te Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix zeigt Ih­nen zu je­der Zeit auf Knopf­druck an, über wel­chen Schu­lungs­stand Ihre Mit­ar­bei­ter ver­fü­gen. Im Be­reich der Schu­lung ste­hen eine Viel­zahl von Schu­lungs­ar­ten (Le­se­schu­lun­gen, Le­se­schu­lung mit Lern­kon­trol­le, E‑Learning, Prä­senz­schu­lun­gen etc.) zur Verfügung.

Nach der de­fi­nier­ten Schu­lungs­pha­se tritt das Do­ku­ment (so­fern nicht an­ders kon­fi­gu­riert) au­to­ma­tisch in Kraft. Das Do­ku­ment be­hält so lan­ge sei­ne Gül­tig­keit, bis eine neue Ver­si­on er­stellt wird und der Do­ku­men­ten­um­lauf von neu­em be­ginnt. Kurz vor Er­rei­chen (Zeit­raum in­di­vi­du­ell wähl­bar) des fest­ge­leg­ten Gül­tig­keits­da­tums des Do­ku­men­tes wird au­to­ma­tisch eine Auf­ga­be zur pe­ri­odi­schen Prü­fung, in der Re­gel an den Er­stel­ler, ver­sandt. Die­ser kann, soll­ten kei­ne Än­de­run­gen not­wen­dig sein, die Lauf­zeit des Do­ku­men­tes um ei­nen wei­te­ren Zy­klus ver­län­gern. Bei not­wen­di­gen Än­de­run­gen wird eine neue Ver­si­on erstellt.