Personalakte (digital)

Definition des Begriffs („Was ist eine digitale Personalakte?“) 

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te ist eine Soft­ware­lö­sung, die zur elek­tro­ni­schen Ver­wal­tung per­so­nal­be­zo­ge­ner Do­ku­men­te ein­ge­setzt wird. Sie be­inhal­tet so­wohl ein­ge­scann­te Do­ku­men­te, ei­gen er­stell­te Do­ku­men­te als auch In­for­ma­tio­nen, die aus wei­te­ren IT-Sys­te­men her­an­ge­tra­gen werden.

Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Zu den In­hal­ten ge­hö­ren bei­spiels­wei­se Ge­halts­ab­rech­nun­gen, Ur­laubs­an­trä­ge, Krank­schrei­bun­gen oder auch Be­wer­bungs­un­ter­la­gen. Aus­nah­men hier­bei bil­den Do­ku­men­te, wel­che die Per­sön­lich­keits­rech­te ei­nes Mit­ar­bei­ters ver­let­zen könn­ten. Dazu zäh­len un­ter an­de­rem Do­ku­men­te, die über den Ge­sund­heits­zu­stand des Be­schäf­tig­ten in­for­mie­ren oder auch all­ge­mei­ne Un­ter­la­gen des Be­triebs­arz­tes, wie z.B. Dia­gno­sen, Be­hand­lun­gen und auch psy­cho­lo­gi­sche Gut­ach­ten (Schwei­ge­pflicht nach § 8 Abs. 1 des Arbeitssicherheitsgesetzes).

Welches Ziel hat die digitale Personalakte?

Das Ziel die­ser di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te ist es, die tra­di­tio­nel­le Pa­pier-Per­so­nal­ak­te durch eine elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung zu er­set­zen. Durch die­ses Vor­ge­hen wer­den ad­mi­nis­tra­ti­ve Pro­zes­se schnel­ler und die Ar­beits­ab­läu­fe so ver­kürzt und be­schleu­nigt, dass da­durch ein enor­mer Zeit­ge­winn ent­steht. Des Wei­te­ren kön­nen durch die Ver­wen­dung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te die Kos­ten ge­senkt und die Qua­li­tät ge­stei­gert werden.

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Die ISO 9001:2015 de­fi­niert all­ge­mei­ne Grund­la­gen und Be­grif­fe in Be­zug auf das Qua­li­täts­ma­nage­ment. Sie legt zu­dem die Min­dest­an­for­de­run­gen des Qua­li­täts­ma­nage­ments fest, die eine Or­ga­ni­sa­ti­on zu