Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Definition des Begriffs („Was ist DMS?“)

Un­ter ei­nem Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (auch DMS Sys­tem) ist die da­ten­bank­ge­stütz­te Ver­wal­tung von elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten zu ver­ste­hen. In der DACH Re­gi­on wird auch von der Ver­wal­tung und dem Ma­nage­ment von di­gi­ta­li­sier­ten, ur­sprüng­lich pa­pier­ge­bun­de­nen Do­ku­men­ten in elek­tro­ni­schen Sys­te­men gesprochen.

Wozu wird ein DMS genutzt/gebraucht? 

In der heu­ti­gen Zeit wird es im­mer schwie­ri­ger die wach­sen­de Men­ge an In­for­ma­tio­nen in ei­nem Un­ter­neh­men nach­hal­tig und trans­pa­rent zu ge­stal­ten. DMS Lö­sun­gen, wie die der d.velop Life Sci­en­ces GmbH, un­ter­stüt­zen Sie da­bei schnel­ler und ef­fi­zi­en­ter auf In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te zu­zu­grei­fen, mit die­sen zu ar­bei­ten und punkt­ge­nau be­reit­zu­stel­len. Die Lö­sun­gen bie­ten da­bei viel­sei­ti­ge Von der Er­fas­sung und Spei­che­rung von In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­ten, bis hin zur Re­cher­che und Verteilung.

Ei­nen maß­geb­li­chen An­teil der täg­li­chen Ar­beit neh­men Pro­zes­se wie die Ver­ar­bei­tung pa­pier­ge­bun­de­ner Do­ku­men­te, Ab­la­ge, Ka­ta­lo­gi­sie­ren, Su­chen und Wie­der­fin­den ein. Um Ar­beits­ab­läu­fe ef­fek­ti­ver ge­stal­ten und wei­te­re Pro­zes­se si­gni­fi­kant ver­bes­sern zu kön­nen, ist die di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung und ein elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (eDMS) von gro­ßem Vor­teil. Pro­fes­sio­nel­les Do­ku­men­ten­ma­nage­ment un­ter­stützt Sie bei der Di­gi­ta­li­sie­rung und Verwaltung.

Vorteile von einem DMS 

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem be­güns­tigt den In­for­ma­ti­ons­aus­tausch so­wie die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zu­sam­men­ar­beit für ein Un­ter­neh­men. Es dient so­zu­sa­gen als Grund­la­ge. Zu­dem stei­gert es die Ef­fi­zi­enz und Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Dar­über hin­aus trägt es eben­falls zur Kos­ten­sen­kung auf un­ter­schied­lichs­ten Ebe­nen bei.

Wei­te­re Vor­tei­le sind:

  • Re­du­zie­rung von Papier‑, Druck- und Zustellkosten
  • Re­du­zie­rung von Suchzeiten
  • Re­du­zie­rung von Zeit­auf­wand durch op­ti­mier­te Prozesse
  • Re­du­zie­rung von Archivräumen
  • Be­rück­sich­ti­gung ge­setz­li­cher Vorgaben
  • Be­schleu­ni­gung von Geschäftsprozessen
  • Ent­las­tung der Email-Postfächer
  • Zen­tra­le Datenspeicherung
  • Ver­si­ons­kon­trol­le und Revisionssicherheit

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des d.3 life sci­en­ces Sys­tems bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.
Live-Einsicht in das GxP-konforme Dokumentenmanagementsystem der d.velop Life Sciences

Welche Funktionen kann eine DMS Lösung übernehmen? 

Ein DMS Sys­tem kann un­ter­neh­mens­weit viel­fäl­tig ein­ge­setzt wer­den.
Es bie­tet die fol­gen­den Funk­tio­nen an:

  • Au­to­ma­ti­sier­te Ab­la­ge von Ausgangsbelegen
  • Au­to­ma­ti­sier­te Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­do­ku­men­ten im ERP-System
  • Er­fas­sen und Scan­nen von Do­ku­men­ten und Belegen
  • Re­cher­che­mög­lich­keit
  • Re­vi­si­ons­si­che­re Ar­chi­vie­rung von Do­ku­men­ten und E‑Mails
  • Vor­gangs­be­zo­ge­ne Aktenverwaltung
  • Work­flows
  • Zu­wei­sung von At­tri­bu­ten zu Dokumente

Welches DMS System ist das richtige und wie findet die Einführung eines DMS Systems statt? 

Die ge­dank­li­che Ent­schei­dung für ein elek­tro­ni­sches DMS ist der ers­te Schritt in Rich­tung di­gi­ta­li­sier­ter Zu­kunft. Die Ein­füh­rung ei­ner Do­ku­men­ten­ma­nage­ment Lö­sung stellt je­doch vie­le Un­ter­neh­men vor eine Her­aus­for­de­rung. Da­her soll­te zu Be­ginn eine Ana­ly­se der vor­han­de­nen Do­ku­ment- und In­for­ma­ti­ons­vor­gän­ge statt­fin­den. Als ei­nes der wich­tigs­ten Ent­schei­dungs­kri­te­ri­en bei DMS An­bie­tern ist der Funk­ti­ons­um­fang der Soft­ware (Scan­nen, Ar­chiv, Email-Ar­chiv, Do­ku­men­ten­ma­nage­ment, Do­ku­men­ten­su­che, Ak­ten­ver­wal­tung, Work­flow­ma­nage­ment), die Be­nut­zer­freund­lich­keit so­wie die An­pas­sungs­fä­hig­keit der DMS-Soft­ware zu nennen.

Wel­che Vor­be­rei­tun­gen kön­nen Sie bei der Ein­füh­rung übernehmen?

  • An­fer­ti­gen ei­nes Las­ten­hef­tes für das DMS System
  • Fest­le­gen von Ar­beits­pro­zes­sen, Zu­griffs­mo­del­len und Rechteverwaltungen
  • Fest­le­gen von Schnitt­stel­len zu an­de­ren Sys­te­men Ih­rer IT-Landschaft
  • Fest­le­gen der Einführungsstrategie
  • Spe­zi­fi­zie­rung der Mi­gra­ti­on Ih­rer Da­ten (wel­che Da­ten sol­len ins neue Sys­tem über­tra­gen werden?)

Ist die Ent­schei­dung für ei­nen DMS An­bie­ter und so­mit für ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ge­fal­len, wird auf Ba­sis des er­stell­ten Pflich­ten­hef­tes die tech­ni­sche Rea­li­sie­rung vor­ge­nom­men und die Soft­ware wird auf den ent­spre­chen­den Ser­vern in­stal­liert. Der wei­te­re Ab­lauf wird durch die Kon­fi­gu­ra­ti­on und die ge­naue An­pas­sung an Ihre Wün­sche be­stimmt. Nach der Rea­li­sie­rung Ih­rer Wün­sche wird die Soft­ware ge­tes­tet. Zu­letzt wird die Soft­ware frei­ge­ge­ben und Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den auf das neue DMS Sys­tem geschult.

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