Enterprise Content Management System (ECM)

Definition des Begriffs („Was ist ECM?“)

ECM ist die Abkürzung für Enterprise Content Management. Darunter versteht man die Verwaltung aller in einem Unternehmen anfallenden Daten und Informationen. ECM wird auch oft als Synonym für DMS (Dokumentenmanagementsystem) benutzt und umgekehrt.

 

Wozu wird ECM genutzt/gebraucht?

Es dient der Zusammenfassung von organisierten (bspw. Rechnungen, Verträge, Personalakten), weniger organisierten (bspw. E-Mails, schriftliche Korrespondenzen) und unorganisierten (bspw. Gesprächsnotizen) Informationen. ECM bedient sich dabei verschiedenster technologischer Elemente. Dazu gehört die Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store), Bewahrung und Bereitstellung (Preserve) von Content (analoger oder digitaler Inhalt eines Unternehmens).

Eine ECM Lösung erfüllt somit den Zweck der Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren wird. Letztlich bildet das ECM-System die Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab.

 

Welche Vorteile bringt ein ECM?

Der Einsatz eines ECM-Systems mit einer Software ermöglicht einem Unternehmen viele Vorteile wie z. B. hohe Kosteneinsparungen. Durch die Beseitigung von Dokumentenchaos werden wieder mehr Ressourcen geschaffen, um sich effizienter auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Mithilfe eines innovativen Dokumentenmanagementsystems bzw. Enterprise Content Management Systems digitalisieren Sie Ihre Papierbestände und lassen unübersichtliche Aktenordner der Vergangenheit angehören. Sie arbeiten somit transparent und revisionssicher. Durch die zentrale Speicherung aller unternehmensrelevanten Informationen und Dokumente wird ein schneller Austausch innerhalb Ihrer Organisation unterstützt und schafft Ihnen somit Wettbewerbsvorteile.

 

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Anders als beim Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist keine Übersetzung ins Deutsche für den Begriff ECM zu finden. Somit hat sich die englische Bezeichnung auch im deutschen etabliert.

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