Digitale Personalakte

Definition des Begriffs („Was ist eine digitale Personalakte?“)

Die digitale Personalakte ist eine Softwarelösung, die zur elektronischen Verwaltung personalbezogener Dokumente eingesetzt wird. Sie beinhaltet sowohl eingescannte Dokumente, eigen erstellte Dokumente als auch Informationen, die aus weiteren IT-Systemen herangetragen werden.

 

Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Zu den Inhalten gehören beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankschreibungen oder auch Bewerbungsunterlagen. Ausnahmen hierbei bilden Dokumente, welche die Persönlichkeitsrechte eines Mitarbeiters verletzen könnten. Dazu zählen unter anderem Dokumente, die über den Gesundheitszustand des Beschäftigten informieren oder auch allgemeine Unterlagen des Betriebsarztes, wie z.B. Diagnosen, Behandlungen und auch psychologische Gutachten (Schweigepflicht nach § 8 Abs. 1 des Arbeitssicherheitsgesetzes).

 

Welches Ziel hat die digitale Personalakte?

Das Ziel dieser digitalen Personalakte ist es, die traditionelle Papier-Personalakte durch eine elektronische Archivierung zu ersetzen. Durch dieses Vorgehen werden administrative Prozesse schneller und die Arbeitsabläufe so verkürzt und beschleunigt, dass dadurch ein enormer Zeitgewinn entsteht. Des Weiteren können durch die Verwendung einer digitalen Personalakte die Kosten gesenkt und die Qualität gesteigert werden.

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